Secrétaire Administratif Polyvalent (H/F)

💼 Offre d'emploi

Date de publication

26/09/2025

Dernière mise à jour

02/10/2025

Type de contrat

CDI

Durée de travail

Temps partiel - 18H/semaine Travail en journée (Temps partiel - 18H/semaine Travail en journée)

Expérience

1 An(s) - Secrétariat associative ou sportive

Salaire

Horaire de 11.88 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Réaliser des opérations comptables Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques Exigé
• Maîtrise du Pack Office bureautique Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  Secrétariat assistanat

Description de l'offre

Mission principale
Assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'association, en apportant un appui transversal (administratif, subventions, événements institutionnels). La secrétaire assistante polyvalente (H/F) est l'interlocutrice privilégiée pour la gestion quotidienne, la circulation des
informations et le suivi des dossiers.

Accueil & gestion courante
- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (clubs, comités, partenaires, licenciés, institutions).
- Gérer le standard téléphonique, les mails génériques et le courrier.
- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements (réservations, convocations, salles, visio).

Administration & secrétariat
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents (courriers, comptes rendus, convocations, notes).
- Assurer le suivi et l'archivage des dossiers administratifs.
- Suivi administratif des subventions.
- Suivi et mise à jour du dossier Sésame.
- Organisation et préparation des Conseils d'Administration, séminaires et Assemblées Générales (convocations, dossiers préparatoires, logistique, votes, PV).

Suivi financier de base
- Traitement des notes de frais, factures simples et devis (en lien avec le service comptable).
- Préparation et classement des piècesjustificatives.

Compétences relationnelles
→ Travail en équipe : collaborer efficacement avec collègues, bénévoles, dirigeants.
→ Adaptabilité : ajuster sa communication selon le profil de l'interlocuteur.
→ Gestion des conflits : savoir désamorcer une tension avec diplomatie.
→ Discrétion : garder confidentielles certaines informations sensibles.
→ Sens du service : chercher à apporter une solution ou un soutien à la personne.

Temps de travail : mi-temps (en présentiel les mardi et jeudi à Aix-en-Provence, le jour de
la ½ journée de télétravail sera à déterminer en fonction des besoins).
→ Expérience dans le secrétariat souhaitée.
→ Expérience en structure associative ou sportive appréciée.