ASSISTANT.E DE FORMATION FI/FC (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

37H/semaine Travail en journée (37H/semaine Travail en journée)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Mensuel de 2100.0 Euros à 2300.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
• Bac+2 ou équivalents

Description de l'offre

L'Institut Catholique de Toulouse, établissement d'enseignement supérieur privé d'intérêt général (EESPIG), héritier de l'Université médiévale fondée en 1229, est un lieu d'enseignement et de recherche. Il rayonne aujourd'hui sur les régions Occitanie et Nouvelle Aquitaine. Il est composé de facultés (droit, lettres et sciences humaines, philosophie, théologie et droit canonique), d'écoles et instituts (ESQESE, IERP, ISSR, ISFEC, IULCF, IAMS.) et forme environ 3700 étudiants de la licence au doctorat selon les disciplines, en formation initiale, formation continue.

Ce que nous proposons :
Sous la responsabilité du directeur de l'ISFEC et du responsable de Pôle (FI ou FC), et en étroite collaboration avec les équipes en place, vos missions principales sont :

1. La gestion des dossiers des étudiants et des stagiaires FC :
Assurer l'accueil (tél., physique et mails) et être l'interface administrative privilégiée de leur parcours ;
Référencer les formations sur les plateformes des organismes financeurs ;
Paramétrer, organiser et mettre à jour les parcours dans le progiciel Aurion ;
Facturer les formations (en formation initiale et/ou formation continue) ;
Assurer un suivi administratif de la formation (documents administratifs et pédagogiques, convocations, feuilles d'émargement, .) ;
Editer les documents de suivi (attestations de présence, attestation de fin de formation, conventions.).

2. La planification des parcours de formation :
En lien avec le calendrier universitaire et les spécificités des dispositifs :

Saisir les emplois du temps, la réservation des salles, gérer les changements en cours d'année et les communiquer aux parties intéressées ;
Gérer le suivi administratif de l'individualisation des parcours ;
Assurer l'interface avec les enseignants et formateurs ;
Assurer le suivi administratif des stages et la communication afférente avec les acteurs institutionnels ;
Planifier les jurys d'évaluation et de certification (mémoires, écrits / oraux professionnels, oraux de concours.).

3. La contribution à la démarche d'amélioration continue :
Inscrire son action en respect du cadre réglementaire, des exigences universitaires
Appliquer les procédures ;
Alimenter les indicateurs de suivi des dispositifs de formations, produire les documents nécessaires permettant une traçabilité de la gestion administrative, créer des enquêtes et générer des données analysables.

4. Le reporting et la communication :
Procéder au reporting des différentes activités (suivi des candidatures, suivi des étudiants, .) ;
Garantir les liens avec les acteurs institutionnels (différents ISFEC, directions diocésaines, rectorat, financeurs.).

Ce que nous recherchons :

EXPERIENCES / QUALIFICATIONS :
Vous avez une formation niveau Bac +2/3 gestion manager ou assistant de formation.

Une expérience de 3 ans dans un établissement d'enseignement supérieur ou OF est exigée.
La connaissance du fonctionnement de l'enseignement catholique serait un plus.

LES COMPETENCES/CONNAISSANCES RECHERCHEES :
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) et capacité d'adaptation sur les outils numériques.

VOUS ETES :
Autonome
Rigoureux.se et organisé.e
Doté/e d'une bonne aisance rédactionnelle et relationnelle, vous appréciez le travail en équipe et possédez une grande capacité d'adaptation.

Ce que nous offrons :
CDI à temps complet
Statut non-cadre
Salaire mensuel brut 2100 - 2300 € (selon profil et expériences)
13e mois à partir de 6 mois d'ancienneté
37h/semaine
Acquisition 1 RTT/mois
6 semaines de congés payés/an
La prise en charge de la mutuelle à 60 %
Une restauration collective proposant des repas pour moins de 4 € !

Prise de poste : dès que possible
Candidature (CV, lettre de motivation) à envoyer avant le 15 août 2025.
Le processus d'entretien commencera fin août 2025.