Coordinateur / coordinatrice adjoint.e des secrétariats médicaux (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 2 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

[63645] CENTRE HOSPITALIER DE GONESSE - ESPACE RECRUTEMENT
Présentation du service
L'équipe de la coordination des secrétariats médicaux est constituée d'une coordinatrice des secrétariats médicaux et de 2 adjoint.es qui encadrent 134 professionnels (AMA, Accueil, Numérisation).
Missions :
-Encadrer les secrétaires médicales en trinôme et en partenariat avec les pôles de soins
-Coordonner et assurer l'efficience et la qualité des actions des secrétariats médicaux, assurer le suivi des indicateurs relatifs à l'efficience des secrétariats médicaux, notamment la complétude du dossier patient.
-Conseiller la direction concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité
Activités principales :
Le coordinateur/ La coordinatrice adjoint.e des secrétariats médicaux participe à l'organisation, la supervision et l'optimisation du fonctionnement des secrétariats médicaux de l'établissement sur les pôles où il. elle est missionné.e. Il. Elle participe activement au management des équipes, la gestion administrative et à l'amélioration continue de la qualité. Il. Elle assure l'intérim de la coordinatrice en son absence.
Le coordinateur/ La coordinatrice adjoint.e assure l'encadrement des services ci-dessous :
-Le plateau médico-technique :
-Les explorations fonctionnelles,
-L'imagerie médicale,
-Le laboratoire,
-La pharmacie et rétrocession,
-La psychiatrie secteur adulte,
-Centre d'accueil et d'orientation des usagers (CAOU).
Ce périmètre pourra être amené à évoluer dans le cadre du nouveau projet de service.
1.Missions de gestion des ressources humaines en lien avec la DRH et les pôles
-Manager l'équipe de secrétaires médicaux titulaires, contractuels, stagiaires en étroite collaboration avec les chefs de service et cadres de santé :
-Impulser un management participatif,
-Recrutements, gestion des plannings, remplacements, congés, évaluations annuelles, anticipation et gestion des conflits,
-Accompagner les parcours et projets professionnels,
-Accompagner les nouveaux arrivants et organiser la formation continue
-Organiser la répartition des missions
-Motiver, dynamiser, valoriser et favoriser les échanges au sein des équipes,
-Organiser la continuité de service en veillant à l'équité.
-Gestion du temps de travail des agents en adéquation avec le guide du temps de travail de l'établissement,
-Assurer le suivi des effectifs, de l'ETPR et anticiper les besoins avec la DRH,
-Assurer le suivi de l'activité des différents secrétariats pour assurer une juste répartition des ressources humaines disponibles,
-Gestion des approvisionnements.
2.Missions en partenariat avec les cadres de la facturation
-S'assurer de la bonne saisie des actes pour les professionnels en charge des enregistrements pastel (GAP),
-Participer à la rédaction des procédures relatives aux parcours administratifs existants et à venir dans le cadre des nouvelles activités,
-Participer à la bonne tenue des opérations de clôture.
3.Missions organisationnelles et de projet
-Participation à l'animation du projet de service : partage de valeurs, objectifs du service, principes de management process de recrutement, parcours d'intégration, plan de formation, adaptation des fiches de poste, évolutions du secteur,
-Participer à la conception des outils de suivi de l'activité des secrétariats médicaux,
-Chefferie de projet concernant des nouvelles organisations, nouveaux usages numériques en fonction des priorités institutionnelles,
-Participer à la mise en oeuvre des outils numériques et au paramétrage en lien avec les secteurs concernés,
-Conduire des audits organisationnels (en lien avec les pôles concernés) et proposer des évolutions de processus. Si nécessaire, proposer des actions correctives (organisationnelles, informatique, affectation des ressources humaines.) ;
-Adapter les matériels/organisations aux évolutions des pratiques médicales (bureautiques, planification, agenda, logiciel, .) ;
-Harmoniser les pratiques entre les différents secteurs de l'établissement.
4.Amélioration continue et qualité
-Garantir la bonne tenue des dossiers médicaux et la conformité des procédures de gestion documentaire,
-Contribuer à l'amélioration des circuits d'information et de communication,
-Participer aux démarches qualité (audits, indicateurs, certifications),
-Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions correctives,
-Assurer une veille réglementaire et technologique (RGPD, dématérialisation, etc.).
Description du profil recherché:
Compétences requises (formation/qualification)
Baccalauréat et qualification dans le domaine du secrétariat médicale souhaité,