Adjoint en gestion administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

Expérience

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Descriptif du service
L'Ig2e (Institut Génie de l'Environnement Ecodéveloppement - https://ig2e.univ-lyon1.fr/ ), rattaché à l'UFR Biosciences, propose des formations scientifiques et techniques en alternance à bac+3 (LPro) et à bac+5 (Master) dans le domaine des risques et de l'environnement. Situé sur le campus Lyon-Tech la Doua, notre
équipe (5 personnes) assure la gestion et le pilotage d'un institut à taille humaine (environ 70 étudiants par an pour la majorité en contrat d'apprentissage).
Description du poste
Ce poste se situe à l'interface de trois grands ensembles d'acteurs : les étudiant·e·s, les formateur·rice·s (universitaires et professionnel·le·s), et les services administratifs de l'Université.
En tant qu'assistant·e, vous apportez un appui fonctionnel à la gestion courante des formations. Vos missions sont variées, transversales, et essentielles au bon déroulement de l'activité pédagogique.

Vos missions principales :
• Vous assurez l'accueil physique des différents publics : étudiant·e·s, intervenant·e·s universitaires et professionnel·le·s.
• Vous participez à la gestion des stocks et des commandes : demande de devis, saisie des demandes d'achat, traitement du service fait.
• Vous saisissez et mettez en forme des documents divers (mails aux intervenants, certificats administratifs...) et en assurez la diffusion.
• Vous préparez et soldez les missions des intervenant·e·s extérieurs.
• Vous contrôlez et suivez l'assiduité des apprenti·e·s ou des salarié·e·s en contrat de professionnalisation.
• Vous apportez un appui à l'organisation des examens : récupération des sujets, présence lors des surveillances.
• Vous soutenez l'organisation logistique des soutenances : convocation des étudiant·e·s et des membres du jury.
• Vous assurez la gestion des emplois du temps.
• Vous alimentez les tableaux de suivi partagés, notamment les fichiers de promotions, tableaux de notes et suivis financiers.
• Vous apportez un soutien logistique au fonctionnement quotidien du service, ainsi qu'à l'occasion des événements qu'il organise (Rencontres des Pros, remise de diplômes, journées portes ouvertes...).

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences attendues :
• Vous savez accueillir les interlocuteur·rice·s avec professionnalisme et prendre des messages de manière fiable.
• Vous utilisez avec aisance les outils de bureautique : Word, Excel, Outlook.
• Vous êtes capable de rédiger des courriers et des mails clairs et structurés.
• Vous savez rendre compte de votre activité de manière rigoureuse.
• Vous appréciez le travail en équipe et vous y investissez activement.
• Vous avez envie d'apprendre et de monter en compétences dans un environnement stimulant.
Savoir être :
• Vous avez le sens des responsabilités et de l'engagement dans vos missions.
• Vous êtes organisé·e et savez gérer votre temps et vos priorités.
• Vous faites preuve d'un bon relationnel, à l'écoute des besoins de vos interlocuteur·rice·s.
• Votre curiosité intellectuelle vous permet de vous adapter et d'évoluer avec agilité.


Poste à pouvoir le 01/09/2025
Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie C
Rémunération mensuelle brute: 2051,86 €
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université