Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

Expérience

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Mission :
Au sein de l'institut national des sciences mathématiques et de leurs interactions (Insmi) du CNRS et sous l'autorité de la responsable du pôle « finances » de l'institut, l'assistant(e) assure la réalisation et la coordination des actes de gestion financière et administrative nécessaires au bon fonctionnement de l'institut.

Activités :
Gestion administrative et financière :
- Etablir des commandes, des ordres de mission et des états de frais.
- Réceptionner, trier et traiter les informations orales (accueil, téléphone...) et écrites (courrier électronique).
- Prendre en charge les déplacements et missions des directeurs adjoints et des invités (réservation des billets de train/avion et des hôtels, établissement des ordres de mission en France et à l'étranger, des bons de commande et des états de frais dans le système de gestion du CNRS).
- Participer aux réunions organisées par le service financier et comptable et mettre en œuvre les évolutions de la réglementation et des pratiques de l'établissement.
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers au moyen de points réguliers et accompagner la responsable du pôle « finances » dans l'élaboration et le suivi du budget de fonctionnement de l'institut.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
- Organiser le classement et la conservation des pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation en lien avec la gestion financière et administrative.
- Participer à la rédaction de processus d'organisation en s'inscrivant dans la démarche qualité de l'institut.


Coordination logistique :

- Coordonner les aspects techniques de l'institut (locaux, matériels, fournitures).
- Assurer le suivi de l'inventaire et des immobilisations.
- Assurer l'accueil des nouveaux agents et accompagner les départs, assurer et contrôler les accès aux applications et au matériel.
- Etudier les aménagements de locaux en fonction des besoins et en assurer la mise en œuvre.
- Réceptionner les prestations des équipes techniques ou des entreprises intervenant sur le site.
- Superviser le parc matériel et logiciel informatique et proposer des évolutions.
- Résoudre ou faire remonter les incidents, s'assurer de leur résolution.

Suppléance :

- Assurer la continuité de service du pôle finances en cas d'absence des autres gestionnaires.
- De manière ponctuelle et en cas d'absence, assurer l'assistance de l'équipe de direction.