Secrétariat Coordination Nutrition Parentérale HAD (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 6 Mois

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

L'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.

LIAISON HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
N+1 : Cadre administratif de département

Missions Générales
Le secrétaire de la Coordination assure sous le contrôle du Pharmacien Chef de service du Département Pui-Logistique et du pharmacien responsable de l'activité NPAD, la coordination des livraisons de poches de nutrition parentérale à domicile.

Missions liées à l'activité pharmaceutique
Logistique : 
Organiser les livraisons des poches de nutrition sur tous les départements français, 365 J par an
Assurer la communication avec les prestataires et les centres de référence NPAD par mail, par téléphone et par FAX
Répondre aux appels des patients NPAD et savoir réorganiser la distribution des poches en fonction des problèmes identifiés
Assurer les modifications en temps réel sur les plannings de livraison
Gérer la commande des produits spécifiques pour l'activité (hôpital Beaujon) en collaboration avec le PPH de l'activité NPAD
Contrôler la conformité des coordonnées de chaque patient sur les poches en fin de journée 
Plannings des prestataires : 
Gérer, ajuster et Imprimer, les informations des plannings de livraison (prestataires : TSE + SMS)
 Planifier et mettre à disposition le planning aux agents
 Assurer la mise à jour des adresses patient

Maitrise Environnement :
Commander les fournitures de bureau en lien avec l'activité
 Classer, ranger les divers documents en lien avec son activité
Indicateurs :
Alimenter les différents tableaux Excel pour le suivi des indicateurs


Compétences requises :
- Accueillir et orienter des personnes physiquement et au téléphone
-Organiser et prioriser les activités
-Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système
de gestion documentaire
-Rédiger et mettre en forme des documents, des notes, des procédures..
-Alerter sur des situations particulières
-Assurer un suivi et une traçabilité

Savoir-Faire requis :
- Sens relationnel, diplomatie
- Méthode, rigueur et sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Discrétion et disponibilité
- Qualités rédactionnelles
- Respect de la confidentialité et de la déontologie
- Adaptabilité, polyvalence
- Capacité à faire du reporting

Connaissances associées :
- Outils bureautiques : maîtriser Word, Excel, Outlook
- Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Vocabulaire médical
- Expérience de secrétariat