Assistant d'agence (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Description du poste :
Position organisationnelle : Rattaché(e) à la directrice
Lieu de travail : Valenciennois
Objectif global : Interface entre la directrice et les intervenants à domicile, le/la Responsable d'Agence aura la charge de développer le secteur du Valenciennois et de piloter l'activité et le quotidien de l'agence de maintien à domicile, en incarnant les valeurs du groupe Zephyr et le savoir-faire de Senior Compagnie.
Le/la Responsable d'Agence encadrera dans un premier temps l'équipe d'intervenants. Selon le volume d'activité et/ou les besoins spécifiques, il/elle est amené(e) à encadrer des stagiaires et un(e) Assistant(e) d'Agence, ainsi qu'un(e) ou plusieurs Responsables de Secteur de Niveau 1 à 3. Il sait exercer son devoir d'alerte auprès de l'équipe dirigeante en cas de problématique rencontrée.
Modalité de reporting : Suivi hebdomadaire des points en cours et des éventuels points bloquants avec le/la Responsable Régional ou le/la Gérant(e).
Description des missions :
1. Organisation :
* Recenser les besoins des bénéficiaires (autonomes de GR6 à GIR 5, dépendants de GIR4 à GIR2, et des personnes souffrant de pathologies psychiatriques importantes, type syndrome de Diogène)
* Piloter la mise en place de prestations du service en coordination avec des partenaires externes médicaux ou médico-sociaux
* Mettre fin à un contrat de prestations
* Gestion comptable : Lancer une procédure de recouvrement, facturer les financeurs
* Piloter la préparation des paies
* Réclamation client et réparation de dommages : solliciter l'assurance
* Piloter la démarche Qualité, préparer un audit et être audité en collaboration avec la responsable qualité
* Repérer les investissements à réaliser : matériel informatique, fournitures, autres et réaliser des achats et/ou transmettre l'information au Responsable Région
Management et GRH :
* Gestion d'équipes : piloter et être en veille et en soutien sur la gestion par les Responsables de Secteur, recueillir les besoins d'embauche
* Rédiger et signer les contrats de travail
* Fin de contrat : validation des procédures avec le service RH, étude des demandes de ruptures conventionnelles
* Procédure : recadrer et poser une sanction
* Risques professionnels : Mise à jour et suivi du DUERP
* Assurer le suivi salarié : les entretiens obligatoires, les besoins en formations
* Dynamiser, motiver son équipe
* Organiser et mener les réunions d'équipes
* Rédiger des notes de services
Commercial et développement :
* Établir un plan d'action de lobbying
* S'inscrire dans la dynamique partenariale locale
* Suivre un plan de communication : budget, actions, cibles
* Suivre les indicateurs : Marge brute, Masse salariale, Chiffre d'affaire ; Établir un bilan d'activité mensuel et annuel
* Être force de proposition
* Suivre l'activité de l'agence : analyser les raisons d'une baisse d'activité et activer les leviers favorisant le développement
Communication écrite et orale :
* Faire part de d'informations et de décision : rédiger une note de service
* Participer à des réunions de direction
* Être garant du cadre : se positionner et décider
* Appliquer la déontologie professionnelle (secret professionnel)
Description du profil :
Compétences requises :
1. Connaissances :
* Connaître les techniques favorisant la communication : observation, écoute active, reformulation, questionnement
* Connaître les mécanismes et circuits financiers (APA, PCH, PAJE, CESU)
* Connaître les procédures internes
* Connaître les démarches qualité dans le cadre de la loi Borloo
* Connaître le cadre réglementaire en termes de droit du travail
* Connaître la concurrence et les interlocuteurs médico-sociaux
* Connaître les effets du vieillissement : psychologie, forces et faiblesses des personnes âgées
* Avoir l'esprit d'initiatives
* Capacité à évaluer et analyser l'activité de l'agence, à rendre compte et à l'adapter aux besoins de l'agence
Compétences comportementales :
* Faire preuve de leadership et d'autorité et être garant du cadre
* Développer la motivation et la détermination des intervenants
* Arbitrer et gérer les conflits individuels et collectifs
* Faire preuve de responsabilité
* Savoir prendre en compte les enjeux collectifs
* Être force de proposition
* Capacité de négociation et de médiation
* Capacité d'anticipation
Compétences opérationnelles :
* Déléguer et évaluer
* Encadrer et animer une équipe
* Évaluer des compétences et détecter des potentiels
* Identifier les besoins d'information, d'accompagnement et de formation des collaborateurs
* S'adapter à un environn