Secrétaire pédagogique (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

Expérience

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative et financière du site du Mans (N+1).
L'équipe des personnels administratifs et techniques du site est répartie dans différents sous-services : Logistique (accueil et entretien - 5 agents) et Maintenance (1 agent) ; Secrétariat pédagogique (2 agents) ; Numérique : Audiovisuel et Informatique (géré au niveau académique à Nantes - 2 agents). Une bibliothèque universitaire est aussi présente sur le site (gérée par le SCD de NU -2 agents).
Relations fonctionnelles liées au poste : Intra service et Université : le service scolarité académique et les secrétariats pédagogiques des 4 autres sites, les usagers, les enseignants, les biatss du site ;
Extra Université : Le Mans Université, DSDEN 72.
MISSIONS

Mission : Accueil et inscription des étudiants
- Accueillir et informer les étudiants
- Réceptionner, contrôler et transmettre les dossiers d'inscriptions à l'Université partenaire
- Suivre la réinscription des étudiants déjà inscrits et alerter les services concernés si dysfonctionnement
- Saisir les inscriptions pédagogiques sur le logiciel spécifique
- Délivrer les documents administratifs individuels (identifiants numériques, attestations)
- Mettre à jour les listings (groupes, démissions...)

Mission : Suivi administratif et pédagogique des étudiants
- Réaliser le suivi de la mise en stage des étudiants : participer à la répartition des étudiants sur les terrains de stage, édition des conventions de stage et suivi de la boucle de signatures
- Suivre les tableaux de bord (choix pédagogiques, stages...)
- Mettre à jour la plateforme numérique des étudiants MADOC (MCC, calendriers...)
- Suivre les absences des étudiants boursiers et reprise d'études

Organisation matérielle des formations et examens
- Elaborer et transmettre les listes d'émargement annuelles aux enseignants
- Assurer la préparation matérielle et administrative des examens (copies, réservation de salles, soutenances, aménagements, émargements...)
- Assurer le recueil et la remontée des notes auprès du service de scolarité académique
- Saisir les emplois du temps sur Celcat

PROFIL RECHERCHÉ :

Formation et/ou qualification : gestion administrative ou toute autre spécialisation similaire
Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 3 ans
Prise de poste souhaitée : 01/09/2025
Conditions particulières d'exercices : les étudiants du site Le Mans sont inscrits administrativement auprès de Le Mans Université, il y a donc nécessité d'échanger régulièrement avec cette Université partenaire.
Nécessité d'une grande disponibilité sur certaines périodes de l'année universitaire (rentrée, journée portes ouvertes, cérémonie de remise des diplômes) ; nécessité de s'adapter à la diversité et l'évolution des maquettes et outils de formation ; formation en interne aux outils spécifiques.
Recrutement, rémunération et temps de travail
· Versant et type de recrutement : Fonction publique d'État / type de recrutement : Catégorie C, titulaire ou contractuel·le, CDD 1an (article L.332-7 du code général de la fonction publique)
· Rémunération : selon la grille indiciaire de la fonction publique catégorie C pour les titulaires ; selon la charte de gestion des contractuels de Nantes Université pour les non-titulaires et suivant niveau d'expérience du candidat dans le domaine, comprise entre : 1452€ nets/ mensuels (1806€ bruts) [sans expérience] et 1665€ nets/mensuels (2072€ bruts) [+ 15 ans expérience].
· Temps de travail : temps complet : 38h12 / Congés : 45 jours de congés annuels et 5,5 jours RTT


Compétences et connaissances acquises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires : Techniques de communication ; techniques d'élaboration de documents ; environnement et réseaux professionnels ; techniques d'accueil téléphonique et physique ; culture internet.
Savoir-faire opérationnels : Travailler en équipe ; utiliser les outils bureautiques ; accueillir et prendre des messages ; accueillir les populations concernées ; savoir rendre compte ; rédiger des rapports ou des documents ; enregistrer et classer les documents ; utiliser les logiciels spécifiques à l'activité.
Savoir-être : Discrétion ; rigueur et fiabilité ; sens relationnel ; sens de l'organisation ; réactivité ; autonomie.