ASSISTANT ADMINISTRATIF - H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

Expérience

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Description :


MISSION PRINCIPALE :

La personne titulaire du poste réalise la gestion administrative du département et la gestion financière dont elle est garante dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable de l’établissement public. Elle épaule le directeur du département dans la gestion du budget dédié aux abonnements bibliographiques et dans les relations avec les représentants commerciaux des grands éditeurs.

ACTIVITÉS PRINCIPALES:

·       Apporter un soutien administratif à la direction du DSO (agenda, organisation des réunions, compte-rendu, gestions des courriers et information) et aux membres du département (commandes, gestions des déplacements, documents administratifs)

·       Suivi des outils collaboratifs du département

·       Interaction avec l’ensemble des départements de l’Inserm, prestataires externes et partenaires

·       Assurer le suivi du budget de fonctionnement et le budget dédié aux abonnements des ressources bibliographiques, commandes, facturation. Assurer l’interface administrative avec le service financier de l’Inserm et les fournisseurs. Vérifier l’équilibre budgétaire

ACTIVITÉS ASSOCIÉES 

•    Assister le directeur du DSO dans ses engagements auprès du Comité pour la science ouverte (MESR) et la présidence de l’association EPRIST (gestion et organisation des réunions, compte-rendu, relation avec les membres d’EPRIST)
•    Aider à la mise à jour et à l’enrichissement des documents et textes références pour la politique institutionnelle en matière de la science ouverte
•    Appui administratif auprès de la Délégation à l’intégrité scientifique :

-    Constitution de dossiers : inventorier, organiser, classer des documents et pièces de référence 
-    Archivage
-    Appui à la rédaction (avis, rapports annuels, synthèses, compte-rendu)
-    Relations (ponctuelles) avec divers services administratifs du siège ou des délégations régionales
-    Gestion ponctuelle de missions

SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE

* Pas de contrainte particulière




Profil recherché :


CONNAISSANCES :

·       Connaissance des logiciels bureautiques et des outils informatiques

·       Maîtrise du progiciel de gestion SIFAC + (IP /PO, Missions)

·       Connaissances des circuits de gestion des commandes et achats de l’Inserm

·       Connaissances de la fonction publique-EPST, du monde de la recherche et de ses acteurs principaux

SAVOIR-FAIRE :

·       Organisation et planification, priorisation de ses activités

·       Restitution des informations orales et écrites pour transmission

·       Rédaction de différents types de documents, expression écrites et mise en forme

·       Organisation des données, partage, classification, archivage

·       Gestion d’un budget, prévisions et suivie des dépenses

·       Anglais (compréhension de contenu de courriers ou emails)

APTITUDES :

·       Goût du travail en équipe

·       Rigueur

·       Réactivité et sens des priorités

·       Capacité d’initiative

·       Faculté d’adaptation à des interlocuteurs différents

·       Esprit de synthèse et d’initiatives

·       Curiosité et intérêt pour la nouveauté

·      Respect de la confidentialité

EXPÉRIENCES SOUHAITÉES :

·     Expérience en gestion des administratives et/ou assistanat de direction

NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATIONS :

 ·    Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager