Adjoint en gestion administrative F/H

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 2 Mois

Durée de travail

Expérience

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

L'agent recruté exercera ses fonctions à l'IPAG au sein d'une équipe de trois personnes (un directeur, un directeur administratif et une adjointe en gestion administrative). Il assurera les actes de gestion d'une scolarité et assistera administrativement l'équipe de direction.
Il/elle assurera, pour plusieurs formations, la gestion de l'ensemble des actes administratifs et pédagogiques de la scolarité, de la procédure de pré-inscription à la remise des diplômes.
1 - Inscriptions administratives et pédagogiques
• Assurer le suivi des opérations de pré-inscription (E-candidat) et des inscriptions administratives des étudiants : traitement des dossiers de bourses, suivi des mises en paiement, vérification des données transmises au CROUS, inscription dans les groupes de TD
• Contrôler les inscriptions pédagogiques des étudiants (sous Apogée)
2 - Examens
• Organiser les examens de contrôles : réserver les salles, collecte des sujets d'examens auprès des enseignants et assurer la duplication et la mise sous pli, envoi des convocations
• Saisir et vérifier les notes d'examen (APOGEE)
• Éditer et diffuser les relevés de notes, attestations de réussite, diplômes et annexes descriptive
3 - Emplois du temps
• Élaborer les emplois du temps en collaboration avec les enseignants et en fonction de leur disponibilité (ADE CAMPUS)
• Saisir, mettre en ligne les emplois du temps sous ADE et en assurer la mise à jour
• Participer aux réunions de travail animées par la cellule fonctionnelle
4 - Administratif
• Participer à l'organisation de la rentrée universitaire : préparation logistique de la réunion de pré-rentrée, diffusion de l'information (affichage, mailing) et des documents (livret d'accueil, mémento, livret des formations...)
• Gérer les archives dans le respect de la procédure en vigueur et en assurer la mise à jour
• Assurer l'accueil physique, téléphonique, les courriels
• Gérer les courriers, attestations diverses et retrait des diplômes

PROFIL RECHERCHÉ :

• Vous savez vous familiariser avec la réglementation concernant les étudiants, incluant les examens, le contrôle des connaissances, l'inscription, et le transfert de dossier ?
• Vous pouvez comprendre le fonctionnement de l'enseignement supérieur, notamment ses instances, son organisation, et sa hiérarchie ?
• Vous maitrisez les outils bureautiques et informatiques ?
• Vous aimez travailler en équipe ?
• Connaître les logiciels métiers - APOGEE, ADE CAMPUS, ECANDIDAT - serait un avantage
• Vous avez le sens de l'organisation ?
• Vous êtes capable de communiquer avec un public varié (étudiant /enseignant) ?
Vous vous reconnaissez ? Alors n'hésitez-plus et venez rejoindre notre équipe !