Adjoint en gestion administrative - Relations Internationales F/H

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 4 Mois

Durée de travail

Expérience

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Votre mission principale ?
Vous serez rattaché au service international.
Vous participerez à l'accueil des étudiants et serez en charge de la gestion administrative et pédagogique de leur cursus universitaire.
A ce titre, vous veillerez au bon déroulement de la scolarité des étudiants inscrits dans votre faculté/institut de rattachement dans le respect de la réglementation.
Vous assurerez l'interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants (notamment les Responsables de formation) ainsi que les services administratifs internes comme externes à la composante.
Vos activités ?
• Activités liées au suivi des étudiants :
- Vous accueillez et informez un public varié (étudiants, enseignants, personnels, chercheurs étrangers et des délégations) : accueil physique, téléphonique et électronique.
- Vous gérez les dossiers d'inscriptions des étudiants, réalisez les inscriptions pédagogiques et appliquez les procédures associées (transferts, ...)
- Vous êtes l'interlocuteur privilégié des candidats sur Parcoursup.
- Vous assurez le suivi administratif et pédagogique des étudiants (suivi mensuel d'assiduité, suivi de notes).
- Vous assurez le suivi des stages en lien avec les partenaires.
- Vous accompagnez avec bienveillance chaque étudiant tout au long de sa formation.
• Activités liées à l'organisation des cours et examens :
- Vous recueillez les données relatives à l'organisation des cours, élaborez et diffusez les emplois du temps (étudiants/enseignants).
- Vous créez les feuilles d'appel et coordonnez les annulations et rattrapages de cours.
- Vous pilotez les travaux dirigés (constitution des groupes, contrôle d'assiduité).
- Vous gérez les sessions d'examens (écrits et oraux) dans le respect de la réglementation en vigueur et dans les délais impartis : préparation des listes de présence, collecte de sujets, envoi des convocations, pv des jurys, saisie des notes, affichage des envoi des relevés de notes.
- Vous effectuez le paramétrage de premier niveau de l'outil de saisie et calcul des notes (Logiciel Apogée).
- Vous traitez les aspects logistiques des cours et examens : réservation de salles, ...
• Activités transverses :
- Vous réalisez l'ensemble des tâches de secrétariat courant : frappe de documents (courriels/attestations), mise en forme, classement et archivage.
- Vous êtes en appui à la Responsable de Service et traitez toute autres tâches liées aux obligations de service.
- Vous participerez à des actions de sensibilisation, de formation et d'information.

PROFIL RECHERCHÉ :

VOTRE PROFIL
Vous êtes titulaire d'un niveau Bac+2 avec une expérience en gestion administrative et vous possédez une connaissance en coopération internationale et en méthodologie de conduite de projet.
Vous maitrisez les outils de bureautique (Word et Exel) et utilisez les logiciels spécifiques (Utilisation de logiciels spécifiques (APOGEE, ADESoft, Moodle, Canva, Brevo, etc.).
Vous avez une excellente maîtrise du français et de l'anglais tant à l'écrit qu'à l'oral (C1 à C2)
Vous avez idéalement une connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur (et des dispositifs de formation) et êtes reconnu(e) pour votre capacité à intégrer rapidement des procédures.
Vous faites preuve d'écoute, de réactivité et d'adaptation face aux sollicitations d'un public varié.
Vous appréciez être polyvalent(e) et multitâches.
Votre sens de l'accueil et de l'information est reconnu
Rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer vos priorités sous des délais contraints et avez une bonne maîtrise de soi et du stress.
Vous avez de solides capacités rédactionnelles et êtes à l'aise avec des données chiffrées.
Doté(e) d'un excellent relationnel, vous avez le sens de l'accueil et aimez travaillez en équipe (tout en faisant preuve d'autonomie).