Gestionnaire du département génie mécanique et productique H/F - IUT Figeac - Université Toulouse Jean Jaurès

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 12 Mois

Durée de travail

Expérience

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

1/ Gérer la scolarité du département :
• Effectuer le suivi pédagogique et administratif des étudiants du département [(environ 180 étudiants répartis sur plusieurs formations (BUT et licence professionnelle)] : candidatures, inscriptions, émargement des alternants, gestion des absences, des résultats, des déplacements, des stages et organisations de jurys et des sélections des futurs étudiants
• Assurer la gestion des ressources humaines : appui pour le suivi du recrutement des vacataires et des heures d'enseignement et saisie du plan de formation sur SAGHE, suivi des heures réalisées par les formateurs. Suivi et contrôle des dossiers
2/ Assurer la gestion administrative, financière et la logistique du département :
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité du département
• Suivre les contrats et conventions du département, appuyer le chef de département pour la préparation des conseils de département et les réunions, préparer les éléments destinés à gérer les missions des enseignants et étudiants du département.
• Elaborer, saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
• Assurer la relation avec les fournisseurs et l'agence comptable de l'Université Toulouse Jean Jaurès
• Assurer la gestion financière : gérer les dépenses, saisir les bons de commandes et mandats sur SIFAC, réaliser les états financiers du département
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, collations) de l'activité du département, de manifestations (soutenances, conférences, réunions, séminaires, colloques)
3/ Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes :
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du département et la vie étudiante (étudiants en formation et diplômés)
• Organiser la logistique relative aux actions de communication du département
• Contacter les structures de stages des étudiants en vue de la collecte de la taxe d'apprentissage
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes, accueillir et informer les étudiants

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
• Procédures et conditions de recrutement des étudiants et des enseignants vacataires
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques de communication
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Techniques d'élaboration de documents


Savoirs faire :
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Utiliser les logiciels bureautiques et spécifiques à l'activité
• Travailler en équipe


Savoir-être :
• Sens de l'organisation
• Sens relationnel
• Rigueur
• Fiabilité