Assistant des Moyens Généraux H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 3 Mois

Durée de travail

35 H Travail en journée (35 H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Au sein du service Moyens Généraux, vous êtes un appui administratif et organisationnel pour assister le responsable du service et l'équipe. Dans le cadre de vos fonctions vous aurez pour missions :
La gestion des fournisseurs et des prestataires
- Gérer les commandes : réaliser le lancement des devis, les demandes d'achats, le suivi des commandes, les livraisons et la facturation
- Suivre et gérer les contrats des prestataires et contrôler leur bonne exécution (reporting et planification des interventions)
- Coordonner l'activité des prestataires externes et exploitants internes
- Assurer le rôle de référent auprès des prestataires : gardiennage, ascensoriste, espaces verts, voyages, téléphonie, etc.
- Assurer le lien entre le personnel et les prestataires pour les voyages et la téléphonie
La gestion des travaux et de la sécurité
- Assurer le suivi des dossiers de sécurité (création via Yousign, diffusion et planification)
- Planifier et suivre les vérifications réglementaires (ascenseurs, électricité, ...) et la levée des non-conformités
- Réaliser des tâches administratives (courriers, compte-rendu, tableau de bord, note de service...)
- Assurer le suivi de l'avancée des dossiers, projets et travaux contrôler leur déclaration et clôture en relation avec les organismes extérieurs (partenaires, collectivités, CCI, pompiers...)
- Réaliser la gestion documentaire (contrats, rapports, registre de sécurité, ...)
- Accompagner le responsable des Moyens Généraux dans le rappel du règlement et la règlementation en vigueur, actualiser de façon permanente les consignes validées par le chef d'établissement et / ou le responsable des Moyens Généraux, sensibiliser en permanence les utilisateurs à leurs obligations en matière de sécurité
- Assurer la mise à jour des documents liés à la sécurité : listes SST, guide-files, serre-files, registre de sécurité/accessibilité, plan d'évacuation, etc.
- Organiser des exercices d'instruction pour le personnel et les exercices d'évacuation, suivre et mettre à jour la formation des personnes désignées
- Préparer les dossiers pour la commission de sécurité sous l'autorité du Responsable des Moyens généraux (levée des observations, suivi des interventions, ...)
La gestion administrative
- Réaliser le reporting des consommations électriques, gaz, eau et déchets
- Assurer la mise à jour du listing du personnel
La Veille informationnelle
- S'informer, se former, mettre en place la réglementation et les normes en vigueur

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous avez :
- Un diplôme de niveau Bac + 2 minimum orientation administrative
- Une très bonne maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint)
- La maîtrise de l'anglais écrit et oral
- Un sens du service et de la réactivité
Vous êtes :
- Capable de travailler en équipe
- Doté(e) d'un très bon relationnel et du sens du service
- Rigoureux(se) et autonome
Poste à temps plein sur le Campus de Reims. A pourvoir dès que possible pour 3 mois.