Gestionnaire de Formation H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 2 An(s)

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Missions

Administration des ventes et suivi des apprenants

Gestion des dossiers administratifs liés aux inscriptions des apprenants : administrer les dossiers dans le CRM et sur les plateformes des organismes financeurs
Gestion et suivi des entrées en formation : convocations, attestations d'entrée en formation, etc
Suivi administratif des sessions de formation : mise à jour des documents sur le drive, création des kits de formation avec RI, le NDA session, droit à l'image et supports de cours, suivi des présences et gestion des émargements, etc
Traitement des demandes quotidiennes des apprenants
Gestion administrative des stages : gérer les liens avec les entreprises, assurer le montage des conventions de stage
Traitement administratif des apprenants en sortie de formation anticipée (décrochage) en coordination avec les équipes pédagogiques
Gestion administrative des évaluations de fin de session : bon de commande jury d'évaluation, feuilles de présence, grilles d'évaluation finale, diplômes, etc
Gestion administrative des clôtures de session : envoi bilan de stage et attestations de présence finales
Traitement des demandes d'appel et des inscriptions aux sessions de rattrapage

Facturation et gestion financière

Facturation auprès des organismes financeurs (CPF, Chorus Pro, Kairos, Transition Pro, etc)
Suivi des paiements et lettrage dans le CRM
Gestion du recouvrement et relance des impayés
Traitement de la facturation des fournisseurs et des prestataires de services
Effectuer les remises de chèques
Réception et traitement des notes de frais collaborateur

Gestion administrative des dossiers formateurs

Établissement des bons de commande selon le planning établi par la pédagogie
Réception et traitement des factures formateurs
Gestion des émargements
Coordination des mises à jour de planning avec le service pédagogique

Gestion logistique du centre de formation

Procéder à l'ouverture et à la fermeture du centre
Relever et traiter le courrier entrant et sortant
Veiller au bon fonctionnement des installations et des équipements techniques
Accompagner les prestataires dans l'exécution des contrats d'exploitation technique et de maintenance au sein du centre
Contrôler l'entretien des locaux et des surfaces

Profil

De formation Bac +?, type BTS, DUT, licence, vous disposez d'une première expérience professionnelle sur des fonctions similaires.

Vous avez idéalement une expérience significative dans le domaine de la gestion administrative et le suivi de facturation client et vous connaissez le secteur de la formation.

Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace)
Compétences en gestion administrative et classement documentaire
Connaissances en comptabilité de base
Maîtrise des logiciels de gestion de formation et de facturation

Compétences organisationnelles

Excellentes capacités d'organisation et de planification
Gestion des priorités et respect des délais
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Rigueur et méthode dans le suivi administratif

Compétences relationnelles

Excellentes qualités relationnelles et sens du service
Capacité d'écoute et de communication
Aptitude au travail en équipe
Diplomatie et discrétion professionnelle

Qualités personnelles

Autonomie et prise d'initiative
Adaptabilité et réactivité
Discrétion et confidentialité
Conditions du poste

CDI, 39h
Rémunération selon profil
Poste basé à Paris 100% en présentiel (pas de possibilité de télétravail)
Abonnement au transport en commun pris en charge à 100%
Mutuelle prise en charge à 100%
Tickets restaurant pris en charge à 50%
Votre journée d'anniversaire est offerte ??
Les étapes de notre process de recrutement

Une lettre de motivations super formelle n'est pas essentielle. Par contre, si vous pouvez nous écrire quelques lignes pour nous en dire un peu plus sur vous et votre parcours, ça serait génial !

Première étape : une préqualification téléphonique
Seconde étape : un premier entretien avec la Responsable RH du Groupe
Troisième étape : un second entretien avec la Responsable des Opérations du Groupe
Quatrième étape : un échange avec la Responsable Produit IMCI et la Directrice Générale Déléguée du Groupe
Dernière étape : la signature d'une promesse d'embauche !
Vous vous reconnaissez dans ce portrait ? N'hésitez pas plus longtemps pour postuler !