In Extenso - Secrétaire de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée déterminée - 3 Mois

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 2 An(s)

Salaire

Annuel de 35000,00 Euros à 40000,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Le poste et ses missions
Sous la responsabilité de la Direction Générale, vous jouerez un rôle central, contribuant activement aux tâches suivantes :
Comptabilité / facturation :
Fournisseurs
Centralisation de la réception des factures auprès du service comptabilité
Préparation et vérification des factures à régler
Clients
Emission des factures clients
Suivi des factures impayées, relances et gestion du recouvrement.
Gestion documentaire des clients
Création des clients, missions et des factures clients via notre ERP
Assurer le lien avec le service comptabilité
Banques
Intégrations bancaires quotidiennes des règlements émis
Cash Management
Services généraux et QVT
Assurer la sécurité et le confort de nos collaborateurs ainsi que des espaces/ outils de travail
Participation à la négociation et gestion des contrats avec les fournisseurs (nettoyage, maintenance, téléphonie, Internet etc..)
Supervision de l'entretien des locaux
Gestion des commandes des fournitures et équipement des locaux
Accueil des visiteurs
Accueil téléphonique
Suivi de l'état du parc informatique (ordinateur, écrans etc.) et gestion du renouvellement en lien avec les services SI du groupe
Gestion administrative & Administration du personnel
Gestion de l'Onboarding + Offboarding des collaborateurs
Mise à jour des données administratives de l'entreprise
Gestion de la flotte de véhicules de fonction
Préparation des paies avec les services du groupe (incluant le suivi des congés/RTT/absences des collaborateurs)
Préparation des commandes de titres restaurant
Suivi et organisation des visites médicales
Autres responsabilités :
Organisation de petits déjeuners/ réunions d'équipes
Participation à l'organisation d'évènements internes et externes
Poste à pourvoir en CDD dès que possible.
Maintenant, parlons de vous...
Vous avez une formation (Bac+2/3) en Comptabilité, Gestion administrative ou Gestion d'entreprise avec une expérience de 3/4 ans sur des postes similaires. Vous savez réaliser de la facturation client et fournisseurs.
Les savoirs et savoir-faire :
Connaissance de base des principes de facturation et de comptabilité (accompagnement possible à l'utilisation de la plateforme Microsoft Dynamics à la prise de poste par les experts du groupe)
Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel etc..) et appétence pour les outils digitaux (plateformes)
Compréhension de l'information et la mettre en application
Les savoir-être :
Polyvalence et proactivité
Bonne humeur et esprit d'équipe
Organisation, rigueur et fiabilité
Discrétion, respect de la confidentialité
Capacités à bien gérer les priorités
Curiosité d'esprit, envie d'apprendre et autonomie