Assistant de direction DPMO F/H (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Management de l'équipePrendre en charge le management opérationnel de l'équipe (2 assistantes). Garant de la réalisation des objectifs sur son territoire, tout en participant de façon permanente à l'amélioration de ses performancesDiriger, organiser et animer l'activité des équipesFixer les objectifsOrganiser la circulation de l'information, la capitalisation des méthodes et des pratiquesEvaluer la performance de ses équipes Organisation/qualitOptimiser l'organisation du Pôle assistant-e-sParticipez activement à la formalisation des pratiques en cours dans la direction notamment celles concernant les différentes étapes des opérations du pôle le maîtrise d'ouvrageProcèder à l'écriture de procédures internes à la DPMO ou transverses avec la DGLP ou la DAFParticiper à la rédaction de guides sur les actions à effectuer sur ULISau suivi des dossiers Dommages Ouvrages ;  au suivi locataires sur les réhabilitations ; dossier de garantie de parfait achèvementSuivi administratif généralGèrer des courriers, compte rendus de réunion, classement des dossiers et mise en place de l'archivageTenir l'agenda et organisation des réunions pour le directeur (gestion des RDV, sallesSuivi et mise à jour des tableaux de bord du service en lien avec le Directeur du Patrimoine et de la Maitrise d'Ouvrage en collaboration avec les assistantes de servicePréparer les dossiers nécessaires pour les réunionsOrganiser la gestion le stock fournitures, petits matérielsEtablir et diffuse les plannings de congés des équipes.Suivi administratif des opérations et des marchésParticiper à la constitution des dossiers nécessaires aux demandes de financements des opérations, aux votes des locataires avant le démarrage des travaux de réhabilitation, aux réceptions des travaux : notice locataire lors de mises en location, achèvement opérationsSuivre le planning des opérationsSuivre les dépenses et les avancements : entreprises et maîtrise d'œuvreEn lien avec les membres du service, participer à la constitution des dossiers appels d'offre en procédure adaptée ou formalisée : établissement des rapports administratifs d'analyse des dossiers des candidatsréaliser des consultations de faibles montantsSaisir les marchés et ordres de service, sur le progiciel de gestionSuivre les dépenses et de la facturation des marchésGérer le traitement des demandes administratives d'agrément de sous-traitance des titulaires de marchésGérer les diverses actions administratives nécessaires aux opérations. (demande d'affichage autorisationsAmené(e) à gérer des des dossiers spécifiques (Dommage Ouvrage, Certificats d'Economie d'Energie..).