Assistant Administratif ou Assistante Administrative, Secrétariat Général et Elus (H/F)

💼 Offre d'emploi

Date de publication

02/10/2025

Dernière mise à jour

02/10/2025

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Horaire de 11.88 Euros à 15.0 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

RESPONSABILITÉS :

VOTRE ROLE EN ACTIONS :
• Assurer la gestion du secrétariat général - 80% du poste
• Accueil physique et téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d'interface avec les usagers, les élus, les collectivités et les partenaires,
• Gestion des rendez-vous et organisation de réunions avec les partenaires extérieurs (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs),
• Mise en place des salles de réunion (en lien avec les services),
• Mise à jour des agendas au regard des manifestations,
• Diffusion des mails et courriers (aux élus et services) + Suivi des parapheurs,
• Secrétariat des élus (courriers),
• Réaliser, mettre en forme des travaux bureautiques (textes, tableaux, diaporamas), assurer leur suivi,
• Gérer l'information et les délais associés, transmissions de messages, rappels etc,
• Mise à jour des bases de données dans le cadre du suivi des assemblées,
• Suivi des Arrêtés municipaux (mise en forme, transmission au contrôle de légalité, registre),
• Organisation des déplacements des élus (réservations, inscriptions),
• Assurer le suivi formation des élus,
• Gestion de la documentation pour les services et les élus,
• Enregistrement et transmission des notes de frais,
• Préparation des bons de commande pour le service,
• Gestion du matériel informatique, du parc de voitures,

• Appui administratif et logistique au service Vie Associative et Culturelle - 20% du poste
• Renfort régulier au Service, tel que : gestion des demandes de subventions des associations, appui occasionnel à la préparation d'évènements,

• Missions secondaires
• Remplacement et/ou renfort auprès de l'Assistante de Direction, tel que : appui à la préparation des bureaux municipaux, commissions et conseils municipaux,
• Assurer un suivi de l'amélioration du tri dans les bâtiments.

PROFIL RECHERCHÉ :

TALENT RECHERCHÉ :
• Vous disposez d'une formation minimum de niveau bac en administratif,
• Vous avez connaissance du fonctionnement d'une collectivité et du travail en lien avec les élus,
• Vous êtes à l'aise en expression écrite, en rédaction et communication orale,
• Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de bureautiques,
• Vous avez une aisance avec les démarches administratives,
• Vous avez une appétence pour le domaine juridique qui serait appréciée,
• Vous concevez et mettez à jour des tableaux de bord,
• Vous savez organiser, anticiper et hiérarchiser,
• Vous connaissez le fonctionnement du contrôle de légalité (Mégalis) et Berger Levrault,
• Vous faites preuve de disponibilité et d'adaptabilité,
• Vous êtes rigoureux-se et savez faire preuve de réactivité,
• Vous faites preuve de sens relationnel,
• Vous avez le sens de la discrétion et du respect de la confidentialité,
• Vous êtes capable de partager et de coopérer et le cas échéant, de travailler en autonomie.