Agent administratif / Agente administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Date de publication

30/09/2025

Dernière mise à jour

30/09/2025

Type de contrat

CDI

Durée de travail

00H/semaine

Expérience

Expérience souhaitée

Salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

L'Assistant(e) de Direction Bilingue assure un rôle clé de soutien organisationnel, administratif et de coordination auprès de deux membres du Comité de Direction (RH et Juridique). Garant(e) de la confidentialité, il/elle facilite la gestion quotidienne des activités, optimise le temps des dirigeants et assure une communication fluide en français et en anglais.
Key Accountabilities
1. Gestion administrative et organisationnelle

- Gérer de manière proactive des agendas complexes et mouvants (réunions, déplacements, arbitrages de priorités).
- Organiser et optimiser les voyages d'affaires via Egencia (réservations, suivi, conformité à la politique voyages, optimisation des coûts).
- Préparer et organiser comités, séminaires, conférences téléphoniques et déplacements internationaux.
- Suivre et préparer les dossiers stratégiques en amont des rendez-vous.
- Rédiger et mettre en forme courriers, présentations et notes confidentielles.
- Assurer le classement et l'archivage physique et électronique des documents sensibles.

2. Support aux projets RH et Juridiques

- Suivi administratif de certains projets transverses.
- Coordination avec les services internes et interlocuteurs externes (cabinets de chasse, avocats, assureurs, courtiers, etc.).
- Consolidation et mise en forme de présentations destinées aux instances dirigeantes.

3. Communication interne et externe

- Filtrer et prioriser les sollicitations (mails, appels, demandes externes).
- Assurer l'interface entre les Directeurs, leurs équipes et les parties prenantes externes.
- Préparer les supports de communication internes et externes.
- Contribuer à la fluidité des échanges entre les Directions RH et Juridique.

4. Confidentialité et fiabilité

- Gérer des informations hautement sensibles (dossiers RH, juridiques, assurances).
- Garantir une discrétion absolue et une rigueur professionnelle irréprochable.

Formation et expérience

- Bac +3/5 (type Assistant(e) de Direction, Management, ou équivalent).
- Minimum 5 ans d'expérience dans un rôle d'assistanat de direction de haut niveau, idéalement auprès de dirigeants dans un environnement international.
- Une expérience dans un contexte RH, juridique ou corporate est un plus.

Compétences techniques

- Parfaite maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit).
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Aisance avec les outils collaboratifs (Teams, SharePoint, etc.).
- Expérience confirmée avec les outils de gestion de voyages, notamment Egencia.
- Capacité à mettre en forme des présentations de haut niveau.

Compétences comportementales

- Excellentes capacités organisationnelles et gestion des priorités.
- Rigueur, fiabilité et sens du détail.
- Proactivité, réactivité et autonomie.
- Discrétion, confidentialité et diplomatie.
- Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés, y compris à haut niveau.
- Excellente communication interpersonnelle.