Assistant en gestion administrative et financière (réf. AGAF) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Date de publication

03/10/2025

Dernière mise à jour

03/10/2025

Type de contrat

CDD - 36 Mois

Durée de travail

37H4/semaine Travail en journée (37H4/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

A partir de 2083 euros brut mensuel

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Concevoir une organisation des dossiers
• Utilisation du logiciel SIFAC+ ou SAP
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Autonomie, méthode et rigueur
• Techniques gestion financière et comptabilité
• Aptitude à travailler en équipe
• Hiérarchiser les tâches et organiser son activité
• Interagir avec des interlocuteurs variés
• Utilisation des outils de communication
• Maîtrise et utilisation logiciels de bureautique

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent

Description de l'offre

Au sein des structures Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI) et l'Institut de l'Océan de l'Alliance Sorbonne Université.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie- 4 place Jussieu - 75005 PARIS.
Le ou la gestionnaire travaillera :
- au sein des locaux de l'Institut de l'Océan (3 jours par semaine) ;
- au sein de la Cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université (2 jours par semaine)
Il/Elle sera amené.e à se déplacer très régulièrement à SCAI localisés sur le campus.


Fonctions : Assistant(e) en gestion administrative et financière pour Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI) et l'Institut de l'Océan de l'Alliance Sorbonne Université
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :
- Il/elle réalise des actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d'accompagner les instituts SCAI et Océan de l'Alliance Sorbonne Université dans le succès de leurs missions. Pour cela, il/elle travaille en étroite collaboration avec la Cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université
- Il/elle travaille en étroite collaboration avec les Secrétaires générales des deux Instituts. Il/elle assure en binôme, avec la Responsable administrative et financière de SCAI, des fonctions polyvalentes en gestion
- Le gestionnaire administratif et financier est à l'interface entre la direction des deux instituts de l'ASU, les chercheurs, les étudiants, les services d'appui de l'ASU et les prestataires extérieurs
- Il/elle partage son temps à parts à peu près égales entre les tâches liées à SCAI et celles liées à l'institut de l'océan.

Activités principales :
- Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications et suivi des échanges avec les fournisseurs
- Organiser les déplacements et les missions : instruire les dossiers de missions pour les personnels et les étudiants (réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais, etc.)
- Organiser des réunions, séminaires et évènements : assister l'équipe dans la planification et l'organisation des réunions, séminaires et événements, accueil des visiteurs, réservation de salle, etc.
- Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéances en lien avec les secrétaires généraux
- Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d'exécution, prévisions de dépenses.

L'ensemble de ces missions sont assurées en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des dossiers ainsi qu'en appliquant les procédures dédiées.

Vous serez également amené(e) à réaliser les tâches suivantes :
- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
- Participer à la diffusion de l'information concernant le projet en interne et en externe
- Assurer l'interface avec les autres services administratifs
- Archiver des documents


Encadrement : NON