Gestionnaire de scolarité (H/F)

💼 Offre d'emploi

Date de publication

01/10/2025

Dernière mise à jour

03/10/2025

Type de contrat

CDD - 9 Mois

Durée de travail

37H30/semaine Travail en journée (37H30/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

1925 € brut mensuel

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Le Collège Sciences de l'Homme est localisé sur trois sites géographiques distincts : le site de la Victoire à Bordeaux qui accueille 4 des 5 unités de formation du collège ainsi que les services et dispositifs transverses et sur lequel est situé le siège administratif du Collège (direction du collège et service de scolarité) et les deux sites d'implantation de la faculté de STAPS sur le campus de Pessac d'une part et sur la Côte Basque d'autre part.
Le poste est rattaché à la cheffe du service scolarité, structuré en deux bureaux : la Licence (7 agents) et le Master (3 agents), chacun placé sous la responsabilité d'un chef de bureau.
Vous assurez la gestion administrative du cursus de l'étudiant de son inscription à la délivrance de son diplôme : Inscription, examen, saisie des notes et préparation des procès-verbaux, édition du diplôme.

Vos missions :

1 / Gestion administrative
- Vous accueillez, informez et orientez les usagers du service
- Vous traitez les candidatures
- Vous participez à l'élaboration des calendriers de recrutement
- Vous vérifiez et suivez les dossiers de candidature à l'aide de l'application e-candidature, validation des PJ valider les avis saisis par les EC, suivi dossier jusqu'à l'inscription, saisie OPI
- Vous gérez les candidatures des candidats titulaires d'un diplôme étranger, Etude en France, DAP
- Vous inscrivez les étudiants à l'aide du logiciel Apogée (inscription administrative et pédagogique)
PASS/LASS- VAE
ERASMUS
CESURE
Changement d'état civil
- Vous délivrez les documents : carte d'étudiant, attestations, relevé de notes, diplômes
- Vous instruisez les dossiers de réorientation
- Vous procédez aux remboursements de droit (boursier)
- Vous saisissez et mettez à jour les bases de données dédiées à la gestion

2/Gestion des examens
- Vous réalisez et contrôlez les inscriptions pédagogiques via APOGEE (logiciel dédié)
- Vous réalisez les inscriptions pédagogiques des mesures transitoires, étalements, PHASE avec suiv
- Vous participez à l'élaboration du calendrier pédagogique intégrant les périodes d'examens (cadrage de jury)
- Vous élaborez le planning des épreuves en lien avec la cheffe de service
- Vous organisez l'aspect logistique des épreuves : reproduction des sujets, liste d'émargement, procès-verbal, copies, surveillant
- Vous gérez les QCM sur le logiciel sphinx : paramétrage, édition des grilles, correction, résultats
- Vous préparez les jurys : vérification de la saisie des notes (cc-et-qcm) et des procès-verbaux
- Vous mettez en ligne des résultats d'examens

3/ Gestion et suivi des stages
- Vous informez et conseillez les étudiants sur la procédure et ses points de vigilance
- Vous assurez le suivi des demandes et des conventions de stage
- Vous vérifiez les aspects réglementaires : durée, gratification, assurance

Contexte de travail lié au poste : contraintes horaires notamment en période de forte activité : inscriptions, examens.