Assistant.e de Gestion (H/F)

💼 Offre d'emploi

Date de publication

29/09/2025

Dernière mise à jour

01/10/2025

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

24 Mois

Salaire

Mensuel de 2200.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classement, archivage Exigé
• Gestion administrative Exigé
• Gestion de projet Exigé
• Gestion des fournisseurs Exigé
• Logiciels comptables Exigé
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Exigé
• Normes rédactionnelles Exigé
• Procédures administratives Exigé
• Classer des documents Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Assurer le suivi de dossiers administratifs Exigé
• Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes) Exigé
• Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs Exigé
• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks Exigé
• Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail Exigé
• Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.) Exigé
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) Exigé
• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation) Exigé
• Définir les plannings et congés de ses équipes Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation Exigé
• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects Exigé
• Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts Exigé
• Fournir des informations claires et précises par téléphone Exigé
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi) Exigé
• Gérer la communication interne et externe Exigé
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants Exigé
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc) Exigé
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux Exigé
• Gérer un planning Exigé
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Exigé
• Réaliser la gestion administrative des contrats Exigé
• Réaliser une gestion comptable Exigé
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients Exigé
• Traiter les factures et les rapprochements bancaires Exigé
• Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM) Exigé
• Utiliser les outils de gestion et de la relation client Exigé
• Vérifier les factures et les paiements Exigé

Formations nécessaires

• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

La coopérative Acadie recherche pour son siège situé à Paris dans le XIIe arrondissement un.e : Assistant.e de gestion

Nous sommes à la recherche d'une personne en mesure d'épauler notre équipe sur le plan administratif.
Parce que les consultants sont tous les jours sur les routes de France et de Navarre, nous recherchons quelqu'un pour assurer la gestion d'Acadie au quotidien. Sous la responsabilité du gérant et du co-gérant, vous serez l'interlocuteur des consultants, des clients, des fournisseurs, des entreprises partenaires, de la banque et du cabinet comptable externe ; vous garantissez le suivi administratif des contrats.

Nous recherchons une personne :
- Organisé.e, vous avez le sens des priorités et de la confidentialité.
- Vous disposez d'une bonne aisance relationnelle et rédactionnelle (bonne orthographe) qui sera évaluée lors d'un test au cours de l'entretien.
- Vous maitrisez des logiciels bureautiques (Excel, Word, Powerpoint.).
- Vous avez des notions en comptabilité.
- La connaissance des appels d'offre, de la plateforme Chorus Pro et du logiciel Pennylane serait un atout.
- CV et LM obligatoires.

Vos missions seront de plusieurs ordres :
Vie quotidienne de la coopérative :
- Accueil physique et téléphonique, gestion des mails et du courrier.
- Commande de fournitures de bureau et gestion des locaux
- Classement et archivage
Gestion administrative du personnel :
- Administration du personnel (contrat de travail, visites médicales, suivi des périodes d'essai, suivi des formations, etc.)
- Préparation et envoi mensuel de la matrice paye et des variables (congés, absences, tickets restaurant) au cabinet comptable externe
- Gestion des notes de frais et imputation analytique par contrat sur le logiciel Pennylane
- Point de contact des salariés pour toute question administrative. Administration des ventes & appels d'offre :
- Préparation des dossiers de candidature de réponse aux Appels d'Offres (acte d'engagement, DC1, DC2) et dépôt sur les plateformes
- Assurer le suivi des contrats clients et sous-traitants (Signature, facturation, suivi des échéances)
- Assurer les opérations courantes liées à la facturation et au recouvrement. (Dépôt des factures sur Chorus Pro).
Gestion comptable et juridique
- Gestion des opérations courantes bancaires et suivi de la trésorerie
- Tenir à jour le tableau de budget prévisionnel
- Relation avec le cabinet comptable externe
- Participer à la clôture budgétaire annuelle avec le cabinet comptable externe
- Formalités juridiques annuelles Cette liste est non exhaustive.