Chargé d'accueil et de gestion administrative (h/f)

💼 Offre d'emploi

Date de publication

08/09/2025

Dernière mise à jour

08/09/2025

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Rémunération statutaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer un accueil téléphonique
• Identifier, traiter une demande client

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé

Description de l'offre

Sous l'autorité du directeur du service enfance, vos missions seront les suivantes :
- Accueillir le public relatif au scolaire et périscolaire.
- Assurer l'administration et le secrétariat du service.
- Assurer le contrôle des inscriptions, des pièces justificatives et être rigoureuse sur le protocole dans son ensemble (carte scolaire, dérogation etc.)
Gestion administrative du service enfance
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du public et répond aux mails : renseignements, informations, conseils.
- Traiter les demandes d'inscription scolaire et périscolaires et gestion des dossiers (contrôle des pièces justificatives, mises à jour et saisie informatique).
- Envoyer des communications groupées aux parents par le logiciel dédié.
- Trier, classer et archiver les documents.
- Participer à la campagne d'inscriptions scolaires et périscolaires.
- Enregistrer toutes les modifications d'inscription/annulation dans le logiciel.
- Participer aux réunions de direction du service.
- Suivre les rendez-vous en ligne du service sur le logiciel dédié, (suivi des rendez-vous, mise à jour des disponibilités du service, mise à jour lors des campagnes d'inscriptions, extraction de données statistiques).
- Suivre et gérer les demandes d'intervention dans les écoles en lien avec les services techniques sur E-Attal (interventions travaux, prêt de matériel).
- Suivre et contrôler les bons de commande et factures liés au scolaire et périscolaire.
- Enregistrer les courriers sur Elise selon les besoins.
- Assurer l'encaissement des règlements des familles et gérer les régularisations de factures.
- Passer les commandes de repas auprès de notre prestataire.

Connaissances attendues
- Maîtriser les techniques de base du secrétariat et de la bureautique
- Connaître les outils Informatique/Internet
- Maîtriser la langue française
- Connaître les règles et les procédures administratives
Savoir-faire
- Accueillir tous types de public/ S'exprimer clairement
- Rédaction de courrier
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Agir en cas d'urgence/ accident/ Gérer les situations de stress
Savoir être
- Accueillant, souriant, sociable
- Soigné et présentable
- Être une force de proposition pour la qualité des services
- Avoir le sens du service public
- Être organisé, méthodique et rigoureux
- Avoir une bonne capacité d'adaptation
- Avoir des capacités d'initiative et de réaction

Conditions :
- Niveau de formation : Baccalauréat minimum.
- Niveau d'expérience : Minimum 6 mois en secrétariat et contact avec le public au sein d'un service public si possible.

Candidatures (lettre, CV) :
A envoyer avant le 25 septembre 2025 par courrier à :
Monsieur le Maire, Hôtel de Ville
1 avenue Voltaire - CS 90149 - 01210 FERNEY-VOLTAIRE
Ou par mail : rh@ferney-voltaire.fr
Pour tout renseignement, s'adresser au directeur du service enfance (M. COOSEMANS : 04.50.40.18.44)