Assistant de direction (h/f) - ouvert titulaires et contractuels

💼 Offre d'emploi

Date de publication

03/09/2025

Dernière mise à jour

03/09/2025

Type de contrat

CDD - 36 Mois

Durée de travail

36H15/semaine Travail en journée (36H15/semaine Travail en journée)

Expérience

5 An(s)

Salaire

Mensuel de 1988.00 Euros sur 12 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  Secrétariat assistanat direction
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents
  Gestion PME PMI

Description de l'offre

Rattachée au directeur adjoint chargé du pilotage des ressources de l'ENSAS, la personne recrutée assurera les missions suivantes :
- Assistanat et conseil auprès de l'équipe de direction, gestion des rendez-vous, déplacements, réunions, événements.
- Gestion, archivage des courriers et conventions de l'établissement.
- Suivi des frais de bouche (marchés, demandes, commandes, prestataires).
- Contribution au contrôle interne (frais de bouche, réceptions de colis).
- Coordination des procédures d'accueil et de départ des agents, doctorants et stagiaires.
- Mise en place et gestion de la signature électronique.
- Organisation des sorties du personnel.
- Réflexion et suivi du classement informatique.
- Secrétariat courant de l'équipe de direction (ordres du jour, relevés de décisions).
- Traitement des sollicitations internes et externes.
- Préparation des dossiers administratifs (recherche, analyse, rédaction, classement).
- Suivi du fichier environnement institutionnel et partenaires.
- Coordination ou pilotage de groupes projets ou de travail.
- Organisation et suivi des instances de l'école, notamment les conseils d'administration.
- De façon ponctuelle, organisation et communication des élections.
- Encadrement de la personne en charge de l'accueil.
- Veille sur l'environnement de l'ENSAS et les évolutions juridiques.
- Animation et coordination de la mise à jour des procédures et outils internes.


PROFIL RECHERCHE

Compétences techniques :
- Bonne connaissance des procédures administratives
- Maîtrise experte des outils informatiques (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, outils collaboratifs)
- Intérêt pour les systèmes d'information et l'organisation des données
- Maîtrise souhaitée de l'anglais et/ou de l'allemand

Savoir-faire :
- Anticipation et gestion de dossiers sensibles
- Coordination multi-services
- Communication efficace, diplomatie et autonomie
- Bonnes capacités rédactionnelles

Savoir-être :
- Sens des relations humaines et de l'organisation
- Interaction avec divers interlocuteurs
- Respect de la confidentialité, rigueur, fiabilité
- Sens de l'analyse, esprit critique, responsabilité et réactivité

Rémunération mensuelle brute à partir de 1 988 euros, ajustée en fonction de l'expérience et/ou des compétences.

Vous trouverez l'annonce complète via le lien suivant : https://choisirleservicepublic.gouv.fr/offre-emploi/assistant-de-direction-hf-reference-2025-1893784/

Merci de postuler en envoyant par email à l'adresse recrutement@strasbourg.archi.fr votre CV ainsi que votre lettre de motivation.