Secrétaire - Comptable - RH (H/F)

💼 Offre d'emploi

Date de publication

29/08/2025

Dernière mise à jour

29/08/2025

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

5 An(s) - sur un poste similaire

Salaire

CCNT 66

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Utiliser les outils numériques
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Exigé
  secrétariat - compta - RH

Description de l'offre

Sous la responsabilité de l'Adjoint de direction et en collaboration avec la Cheffe de Service Educatif Foyer de Vie et de la Cheffe de service Espace culturel, vous avez pour mission l'accueil de toutes les personnes entrant dans le foyer de vie, la gestion du standard téléphonique, réceptionnant tous les appels liés à l'établissement médico-social. Vous assurerez également un support administratif et comptable - RH à l'ensemble des acteurs de l'association en lien avec la gestion des dossiers des usagers et des services supports.

- Accueil de toutes les personnes entrant dans l'établissement (visites des nouveaux salariés ou stagiaires en situation de handicap, entreprises.). Tenue du registre des entrées/sorties
- Gestion des appels téléphoniques entrants/sortants avec registre et transmission des messages
- Création et maintenance des dossiers « usager » dans le logiciel Océalia
- Suivi du dossier « usager » avec la MDPH (renouvellements, .), mise à jour du logiciel Via-Trajectoire
- Suivi des entrées/sorties de tous résidents et stagiaires, suivi de l'ensemble de chaque dossier (suivi des outils de la loi du code de l'action sociale loi 2002-2)
- Prises de rendez-vous médicaux en lien avec le coordinateur santé
- Assistance administrative aux familles et tutelles (dossiers APL, .)
- Enregistrement du courrier sortant
- Gestion de la caisse des dépenses des résidents et enregistrement des bons d'achats ; alerte la direction en cas de dérive.
- Relances sur les règlements de dossiers en attente et soldes négatifs de caisse (selon demandes de la comptabilité)
- Saisie des feuilles de présence (avec motifs d'absences) des résidents dans Alpha Compta pour la comptabilité (préfacturation mensuelle des résidents)
- Gestion des présences tableaux de suivi pour les repas et petits déjeuners
- Préparation des contrats de séjours et conventions de séjours temporaires
- Envoi des PAI aux familles et suivi des retours signés
- Production d'attestations et feuilles d'émargement
- Affichages obligatoires et affichages internes (feuilles de température et DLC)
- Gestion du cahier de présence et d'incidents (en lien avec les surveillants de nuit)
- Centralisation du planning des cadres de l'association (calendrier outlook ou agenda google) et du planning des astreintes
- Déclarations de sinistres matériels et bâtiments en responsabilité civile + véhicules et suivi
- Archivage (armoire fermée)
- Tenue du bureau d'accueil (pas d'intrusion) - sécurisation du poste de travail
- Production des éléments statistiques annuels pour le rapport d'activité
- Préparation des salles de réunion
Assure un support administratif à l'ensemble de la structure éducative et culturelle (distribution de documents, mise en forme de comptes rendus de réunion) à la demande des cadres.

Connaissances des logiciels Alfa (Compta First, Alfa Usagers, Alfa Grh)
Bonne maitrise des outils informatiques (Excel, Word, internet, etc.)
Une bonne connaissance de la convention 66 et du médico-social serait un plus

Poste à pourvoir dès que possible