Assistant.e de direction pour la DTS (H/F)

💼 Offre d'emploi

Date de publication

27/08/2025

Dernière mise à jour

28/08/2025

Type de contrat

CDI

Durée de travail

37H/semaine Travail en journée (37H/semaine Travail en journée)

Expérience

3 An(s)

Salaire

A définir selon l'expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents

Description de l'offre

La Direction des Technologies en Santé (DTS) opère les services du Dossier Pharmaceutique (DP) : DP en officines et DP-Vaccins, DP en établissements de santé, DP-Rappels et DP-Alertes, DP- Ruptures, DP- Suivi sanitaire. Elle conçoit et met en œuvre de nouveaux services au bénéfice des patients et des professionnels et étudie les impacts du numérique dans le système de santé, en particulier dans les différents métiers de la pharmacie.

Le poste

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des opérations, vous assistez l'ensemble de l'équipe de la direction, environ 10 personnes et êtes notamment en charge :

Du secrétariat administratif :
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion du courrier (enregistrement, répartition, suivi .) ;
- Traitement et suivi des demandes par e-mails et par téléphone ;
- Gestion et mise à jour d'agendas et de bases de contacts ;
- Organisation de rendez-vous, réunions et déplacements ;
- Rédaction et diffusion de courriers, notes, documents, procédures, comptes rendus de réunions ;
- Gestion documentaire de la direction (dépêches, classement, archivage) ;
- Gestion des fournitures.

De la gestion des demandes patients :
- Traitement des demandes des patients souhaitant exercer leur droit sur le DP ;
- Préparation et envoi des courriers de réponse après validation de la direction ;
- Mise à jour et publication des indicateurs mensuels ;

De l'administration des ventes :
- Gestion et suivi des conventions (réception, validation administrative, signature, archivage) ;
- Réalisation des campagnes de récupération des bons de commande ;
- Gestion et suivi de la facturation en relation avec le gestionnaire des services de la direction et le service financier ;
- Préparation et réalisation des relances pour impayés, en lien avec le service financier ;
- Maintien en condition opérationnelle des annuaires et référentiels utilisateurs ;
- Gestion de la relation utilisateurs.


Votre profil

De formation Bac+2/3 minimum, idéalement en assistanat commercial, vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire et notamment en administration des ventes.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques, en particulier Word et Excel. La connaissance du logiciel SAGE est un plus.

Vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles et un sens affirmé du service clients. Vous êtes capable de gérer plusieurs dossiers simultanément, en toute autonomie et vous faites preuve de rigueur et de précision.

Votre sens du travail en équipe, votre capacité d'adaptation aux besoins des collaborateurs ainsi que vos qualités relationnelles vous permettent d'évoluer avec aisance au sein d'un environnement exigeant.

Enfin, vous savez faire preuve de discrétion et respectez strictement la confidentialité des informations traitées.