Assistant / Assistante de direction UTTOP (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 18 Mois

Durée de travail

38H/semaine Travail en journée (38H/semaine Travail en journée)

Expérience

12 Mois

Salaire

Selon grille/expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

MISSIONS DU POSTE
Assister le Directeur de l'Université et la Directrice générale des services dans l'organisation des activités de la direction et des instances institutionnelles.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Assister la direction dans l'organisation quotidienne de son travail
- Gérer les agendas et contrôler les échéances
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes personnels et externes usagers
- Alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des instances
- Assurer l'organisation des instances en lien avec la chargée des affaires institutionnelles et juridiques.
- Participer à l'organisation des élections
- Assurer le soutien administratif de la gouvernance : rédaction de compte rendus, de courriers, de mail, de notes.
- Structurer l'archivage des documents de direction
- Transmettre les informations institutionnelles aux autres services et aux partenaires
- Sélectionner et diffuser de l'information en accord avec la direction de la communication

COMPÉTENCES REQUISES
- Connaissances (savoir) :
- Statuts de la fonction publique d'Etat
- Gestion des ressources humaines
- Base en gestion financière et comptable
- Organisation et fonctionnement de l'Enseignement supérieur et de la recherche
- Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Savoir travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes à l'établissement
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Bonne maîtrise des outils de bureautique (Word et Excel)
- Expression écrite et orale
- Savoir rendre compte
- Compétences comportementales (savoir être) :
- Rigueur, autonomie et discrétion
- Qualités relationnelles et d'écoute
- Esprit d'équipe, sens de l'initiative, polyvalence
- Curiosité intellectuelle et capacité d'adaptation
- Organisation et méthode
- Disponibilité

NIVEAU REQUIS
- Bac+2 souhaité
- Expérience souhaitée sur poste similaire
- Niveau anglais : B1 souhaité

CONDITIONS D'EXERCICE FAVORABLES
- 10 semaines de congés
- Durée du travail : 38h hebdomadaire
- Rémunération selon expérience ou grille indiciaire