Secrétaire de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 10 Mois

Durée de travail

38H30/semaine Travail en journée (38H30/semaine Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

: Grille fonction publique Etat

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Relayer de l'information

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

Assiste le directeur de l'INJS dans l'organisation quotidienne de son travail, assure l'interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.
Activités principales (7) :
- Assurer les fonctions de secrétaire de direction
- Gestion et sécurisation, pour le compte du directeur (accessoirement de l'équipe de direction), de l'organisation quotidienne de son travail
- Prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction :
- Gestion du planning du directeur, de son agenda, de ses déplacements et de l'organisation des réunions
- Assistance à la préparation des réunions de direction
- Accueil physique et téléphonique
- Liaisons avec l'interne et l'externe (coordinateur entre la direction, les professionnels, les usagers, les acteurs institutionnels et les partenaires extérieurs)
- Traitement de l'information et réponse de premier niveau avec constitution de fonds de dossiers, rédaction des projets, de courriers et de comptes rendus
- Classement et archivage de documents (plan de classement)
- Traitement des dossiers ponctuels et suivi d'affaires réservées (signalement)
Activités annexes (7) :
- Gestion du planning collectif
- Organisation et préparation des instances de l'INJS : CA-CVS-CSA
- Classement et archivage des PV d'instances et délibérations du CA
- Centralisation de toutes les conventions cadre de partenariat, de collaboration et d'occupation des locaux.
Temps plein
Rémunération contractuels selon grille de la fonction publique de secrétaire administratif
Selon profil et expérience