Assistant(e) d'exploitation (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Horaire de 11.88 Euros sur 0.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative Exigé
• Assurer le suivi de dossiers administratifs Exigé
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) Exigé
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques Exigé

Description de l'offre

L'Assistante d'exploitation est un personnel à statut employé/ée administratif/ive.

Dépend hiérarchiquement du gérant, de l'assistante de direction, du Conducteur de Travaux et du Responsable Technique Amiante

Prends en charge la préparation et le déroulement administratif des chantiers
Assure la communication :
- Interne sur le déroulement de chaque chantier
- Entre le client, le maître d'ouvrage, le maitre d'œuvre et l'entreprise,
- Entre l'entreprise et les fournisseurs, les administrations.

Description des tâches/conditions de travail.
1. Réaliser les démarches administratives liées au chantier.
2. Réaliser les classeurs bureau, Chantier et SOGELINK.
3. Mise en forme et informations administratives du Plan de Retrait, Modes Opératoires et PPSPS, après
validation par le Responsable Technique Amiante, diffusion auprès des organismes.
4. Rédaction, mise en forme et expédition des courriers et mails, réponses courriers IT
5. Aide à l'établissement et au suivi administratif des BSDA.
6. Suivi des stratégies d'échantillonnage, suivi et classement de la métrologie.
7. Aide à l'organisation et au suivi des transports de déchets, connaissance TRACKS DECHET
8. Suivi des fins de chantiers et réalisation des RTF en fin de chantier,
9. Vérification de la disponibilité sur chaque chantier des fiches de pointage et des relevés d'exposition
amiante, et de leur bonne utilisation par les personnels de chantier,
10. Suivi permanent de l'évolution des chantiers, traitement et diffusion des documents et informations sans
retard auprès des services internes pour les points importants, les échéances à venir et les délais,
11. Traitement administratif et informatique de la sous-traitance.
12. Prise en compte et diffusion les rapports de chantier, préparation des réponses sous l'autorité du
Conducteur de travaux.
13. Classement permanent (physique et électronique) des éléments administratifs des chantiers (devis,
marché, annexes, correspondances, comptes rendus de chantier, résultats d'analyse, avenants, RFT )
(réalisé par chaque collaborateur intervenant).
14. Gestion Administrative du logiciel Amiante SOGELINK.
15. Archivage physique et électronique des dossiers.
16. Accueil et standard téléphonique, traitement et diffusion du courrier.
17. Pourra être amené à effectuer des tâches accessoires ou connexes.

Aptitudes requises
1. Très bonne organisation, capacités d'analyse, capacités d'anticipation.
2. Sens du travail en équipe (partage des dossiers), esprit d'initiative.
3. Disponibilité, réactivité, dynamisme.
4. Connaissances bureautique (Excel, Word, Tracks Déchet et Sogelink) et capacités rédactionnelles.