Assistant(e) de direction du Pôle (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 2 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

6 Mois

Salaire

Mensuel de 1801.80 Euros sur 12 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Formations nécessaires

• CAP, BEP et équivalents
  Secrétariat/assistanat

Description de l'offre

Activités principales :
L'assistant(e) de direction du secrétariat général est chargé(e) :

1. le secrétariat du PAM ce qui implique les tâches suivantes
- l'accueil physique et téléphonique ; le filtrage téléphonique de responsable du PAM et son adjointe en tant que de besoin;
- la préparation et participation aux réunions internes du Pôle et, le cas échéant, la réalisation de compte-rendus ;
- l'organisation des réunions internes et externes ;
- la tenue de l'agenda des responsable et adjointe du PAM et l'appui à la préparation de mails
d'ordre du jour;
- le tri et traitement du courrier (enregistrement dans une base de données, diffusion,
classement) ;
- la gestion de la messagerie institutionnelle (secrétariat, réservations...) ;
- la diffusion de mails et le cas échéant, la mise à jour de listes de destinataires ;
- la gestion des moyens matériels du bureau; et à ce titre de la centralisation des achats pour
les agents du PAM;
- la gestion des congés, et suivi du planning des congés des encadrants du PAM;
Il/elle peut être amené/e à participer en tant que de besoin à d'autres missions transverses du PAM.
2. L'assistant du PAM est également en charge de missions transversales au service de l'ensemble des agents de la DRIEETS:
- la gestion des badges (en lien avec le gestionnaire ICADE du bâtiment Le Millénaire)
- la gestion des clés des bureaux sur le site du Millénaire
- la gestion des réservations de salles de réunion ;
- l'organisation et l'accueil des nouveaux arrivants ;
- la centralisation et synthèse d'informations des fonctions supports sous forme de tableaux EXCEL (grèves, bureaux occupés...) ;
- il/elle est également référent(e) achats pour l'ensemble des secrétariats de la DRIEETS (en lien avec le service achat du SGAMM).
3. Enfin, avec les autres assistant(e)s de direction des pôles et du directeur, il/elle s'organise pour que soit assurée une permanence de l'accueil, du filtrage téléphonique et de l'exécution de toute tâche en remplacement des cadres de la DRIEETS.

Connaissances :
- connaissance de la fonction publique et de son environnement : A
- Maîtrise des outils bureautiques :Word, Excel, Powerpoint, Outlook, TEAMS..E

Statut du poste
Vacant à partir du 01/11/2025