Assistant au responsable du service Administration Générale (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1900.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Description de l'offre

MISSION DU POSTE :

L'assistant aura pour principales missions :
- Gérer le courrier (tri et dispatching du courrier), des colis et des marchandises
- Suivre le courrier interne
- Rédiger, envoyer les devis de diagnostics assainissement aux propriétaires, suivre la facturation des dossiers et transmettre les comptes rendus de visite aux demandeurs, mise en production du logiciel métier Yprésia et formation qui en découlent pour traitement des dossiers
- Gérer l'accueil téléphonique et physique des usagers du service technique durant les heures d'ouverture du bâtiment
- Prise en main des logiciels métiers de la régie de l'eau EAU RECA : Grand Angle, Eperf, OMEGA, .
- Rédiger et envoyer des courriers d'information aux abonnés concernant les prestations réalisées et mettre à jour les tableaux de bord qui en découlent
- Elaborer des devis des prestations proposées par la régie de l'eau EAU RECA
- Aider la responsable du service administration générale dans le suivi des missions administratives, juridiques et règlementaires du service (préparation de reporting mensuel, rapports d'activités, suivi des indicateurs du contrat d'objectif, DUERP)
- Elaborer le suivi des tableaux de bord, recueil et traitement de l'information
- Gérer la réservation des salles de réunions et assister la responsable de service dans la gestion bâtimentaire
- Effectuer le classement et l'archivage pour le service (marchés, documents techniques, documents administratifs, etc.)
- Toutes missions administratives permettant le fonctionnement général du service
- Toute autre mission confiée par la hiérarchie
- Orientation vers le bon interlocuteur le cas échéant
- Identification et traitement de tous les contacts entrants (courriers, téléphone, visite, mail)
- Mise à jour des données (coordonnées, informations index.)
- Assurer le lien avec les agents de la facturation comptable
- Déclencher les moyens techniques adaptés en lien avec la Direction du Cycle de l'eau
- Assurer la continuité de l'accueil du bâtiment en cas d'absence du personnel d'accueil du bâtiment de la maison de l'Aggl'Eau