Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée... (35H/semaine Travail en journée...)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Mensuel de 1856.0 Euros à 2000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Modalités d'accueil Exigé
• Normes rédactionnelles
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Coordonner l'activité d'une équipe Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement
• Organiser la logistique des recrutements et des formations Exigé
• Organiser le traitement des commandes
• Réaliser des opérations comptables Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel Exigé
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, nous sommes à la recherche d'un(e) secrétaire pour rejoindre une équipe dédiée au sein de notre auto-école. Le poste est à pourvoir en Contrat à Durée Déterminée (CDD), dès que possible.

Une formation en interne vous sera proposée avant d'être mis(e) en autonomie sur ce poste.

La personne retenue sera chargée d'assurer un ensemble de missions variées, essentielles au bon fonctionnement de notre structure. Elle sera le premier point de contact des clients et participera activement à l'expérience client offerte par notre centre de formation.

Vos missions principales :

- Accueil physique et téléphonique des clients : vous serez responsable d'orienter nos clients, répondre à leur demande d'informations sur nos services et prestations.
- Gestion administrative : traitement des courriers entrants et sortants, mise à jour des dossiers des élèves, suivi des inscriptions aux examens de conduite.
- Organisation des plannings : coordination avec les moniteurs pour établir les cours de conduite, optimisation des plannings de conduite et gestion des disponibilités.
- Gestion des évaluation de départ et inscriptions de nouveaux élèves (établissement des contrats de formation) .
- Facturation : préparation et émission des factures, suivi des paiements et relances.
- Communication interne : assurer la liaison entre élèves, instructeurs et direction en ce qui concerne les communications nécessaires au bon déroulement de la formation.
- Support logistique : commande de fournitures, gestion du matériel pédagogique nécessaire aux formations.

Pour mener à bien ces tâches, le candidat idéal saura faire preuve de rigueur, d'autonomie et d'assiduité au quotidien tout en garantissant une excellente qualité relationnelle.

Vos compétences principales :

- Communication écrite et orale avec un public jeune et varié
- Capacité d'organisation éprouvée
- Aisance avec les outils comptables et de gestion
- Travail en autonomie
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
- Aisance relationnelle
- Rigueur dans le suivi administratif
- Capacité à effectuer plusieurs tâches en simultané
- Gestion du stress
- Diplomatie pour interagir avec divers interlocuteurs
- Polyvalence dans un environnement dynamique

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, alors ce poste est fait pour vous !