Un Chargé d'Affaires Générales et d'Etat Civil F/H (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 2 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Selon la grille indiciaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Description de l'offre

Entreprise

La Ville de Saumur recrute pour sa Direction de la Citoyenneté

Un Chargé d'Affaires Générales et d'Etat Civil F/H

Temps complet à pourvoir dès que possible

Cadre d'emploi des Adjoints Administratifs

CDD 2 mois renouvelable selon les besoins (remplacement)

Poste

Vous aurez en charge :

* l'accueil physique et téléphonique de la mairie annexe,
* le traitement des démarches administratives du public :
* Affaires générales :
* Information sur les titres d'identité délivrés en mairie centrale
* Recensement citoyen
* Attestation d'accueil
* Légalisation de signature et copie conforme pour autorités étrangères
* Regroupement familial
* Inscription sur les listes électorales
* Etat civil :
* Tenue des registres (enregistrement des actes de naissances, reconnaissances, changements de nom, mariages, décès. et suivi administratif)
* Transcription des jugements d'adoption plénière, des jugements déclaratifs de naissances et des décès
* Mise à jour des actes (apposition des mentions)
* Traitement du courrier et des demandes d'actes d'état civil
* Suivi des dossiers de mariage et accompagnement des cérémonies
* Recueil des demandes de PACS et de changement de prénom
* Parrainage civil
* Cimetière : vente de concessions et renouvellement, suivi des demandes d'inhumation, exhumation, déclarations de travaux
* Délivrance des autorisations funéraires (fermeture de cercueil, crémation)
* Action sociale (organisation du repas des anciens...)
* les missions de l'agence postale :
* Remise de colis et plis recommandés
* Affranchissement des colis et lettres
* Vente de timbres et enveloppes timbrées
* Retrait et versement d'espèces sur compte courant ou d'épargne
* l'orientation de la population locale vers les services compétents de la Ville de Saumur ou de la Communauté d'Agglomération en matière d'urbanisme, voirie, action foncière, assainissement, propreté, sécurité.
* le secrétariat du Maire délégué : traitement du courrier, tenue de l'agenda, préparation des cérémonies, réceptions, vins d'honneurs, vœux du Maire et réunions diverses.
* la participation à la préparation des scrutins électoraux,
* la participation à l'expertise du Relevé des Immeubles Localisés (RIL).

Amplitude de travail : 35 h 30 du mardi au samedi midi.

Contraintes du poste : par rotation avec l'autre agent de la mairie annexe, présence nécessaire le samedi après-midi pour la célébration des mariages - réunions le soir - pics d'activités (élections, vœux du Maire, repas des anciens). Disponibilité attendue en cas de besoin en mairie centrale.

Profil

Doté.e d'une aisance dans les métiers de contact en relation directe avec le public, vous maîtrisez les techniques d'accueil et vous savez adapter votre posture professionnelle face aux usagers et aux différentes situations.

Vous respectez avec rigueur les méthodes et procédures et avez la capacité de concentration. Vous maîtrisez les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie électronique.) et êtes capable de vous former sur les progiciels métiers.

Vous possédez le sens du travail en équipe et savez-vous rendre disponible.

Vous faites preuve de discrétion professionnelle et de respect de la confidentialité.

Une bonne maîtrise de l'orthographe est demandée.

Vous possédez le sens des responsabilités, du service public et de la relation à l'usager.