Assistant / Assistante administration des ventes (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 3 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Annuel de 28000.0 Euros à 32000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Assurer un accueil téléphonique
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Etablir un devis
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande
• ISAVIGNE Exigé

Description de l'offre

Lynx RH Bordeaux , cabinet de recrutement spécialisé dans les fonctions supports, finances et commerciales, recherche pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) Administration des Ventes spécialisé(e) en viticulture.

FONCTION GÉNÉRALE :
Le/La Assistant(e) Administration des Ventes garantit le bon déroulement des processus opérationnels liés aux ventes, à la gestion des stocks et à la relation client. Il/Elle assure la gestion complète des commandes, le suivi des stocks, la coordination des opérations douanières, ainsi que la gestion administrative et commerciale intégrale en lien avec la direction.
Motif du recrutement : Remplacement - Possible reconduction à la fin du CDD.

ACTIVITÉS :
- Gérer l'ensemble des commandes clients : saisie des bons de commande, bons d'expédition, factures.
- Suivre les stocks et assurer le bon retour des préparations de commandes, y compris pour les commandes spécifiques et douanières.
- Organisez, commandez, rangez et envoyez les échantillons en garantissant leur parfaite traçabilité.
- Organiser et suivre les transports fournisseurs et clients ainsi que les déclarations douanières.
- Répondez rapidement et efficacement aux appels d'offres, participez à la préparation des offres commerciales en garantissant leur conformité.
- Vérifier et valider la bonne exécution des opérations promotionnelles confirmées par les clients.
- Assurer une communication fluide et réactive dans la gestion opérationnelle des commandes clients.
- Mettre à jour et enrichir les fiches-produits, clients et fournisseurs, dans le cadre de la dématérialisation.
- Préparer, gérer et mettre à jour les tarifs annuels ainsi que les données commerciales dans le système de gestion.
- Préparer les documents nécessaires à la TVA (attestations d'exonération, documents douaniers).
- Suivre les règlements clients et assurer la facturation mensuelle des produits et services.
- Actualiser et faire vivre les tableaux de bord commerciaux de l'entreprise.
- Organiser les réunions, déplacements et appuyer la direction dans les tâches administratives quotidiennes (mobilier, accueil téléphonique).
- Participer à la préparation logistique et administrative des salons, concours et événements commerciaux.
- Accueillir la clientèle sur site et gérer les ventes en boutique ainsi que sur le site de vente en ligne.

PROFIL RECHERCHÉ
- Expérience minimum de 3 ans dans le secteur de la viticulture, idéalement en administration des ventes.
- Maîtrise de l'anglais (lu, écrit, parlé).
- Expérience sur le logiciel ISAVIGNE - OBLIGATOIRE.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).

PRÉ-REQUIS
SAVOIR-ÊTRE :
- Rigueur, autonomie et sens de l'organisation.
- Esprit d'équipe et bonnes capacités de communication.
- Sens du service client et réactivité.
- Capacité à anticiper les besoins et à gérer les priorités.
- Confidentialité et discrétion dans la gestion des informations.

SAVOIR-FAIRE :
- Maîtrise des processus administratifs liés aux ventes, stocks et douanes.
- Gestion complète des commandes et des opérations commerciales.
- Compétences en gestion documentaire et dématérialisation.
- Réactivité dans le suivi client et les appels d'offres.
- Utilisation professionnelle des outils bureautiques et logiciels spécifiques au secteur viticole.