Agent-e d'accueil et administratif en Maison de quartier (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 4 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Traitement de base FTP

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Logiciel de traitement de texte
• Utilisation de logiciels de tableur
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives
• Garantir un suivi administratif
• Identifier, traiter une demande client Exigé

Description de l'offre

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public :
- recevoir, renseigner et orienter les publics dans le cadre d'un accueil social généraliste
- accompagner les habitants dans leurs démarches administratives d'accès aux droits, via la borne informatique notamment
- mettre en place les conditions d'un accueil convivial
- relayer les différents supports de communication de la maison de quartier
- participer à la mise en place des salles (manutention tables, chaises)
- participer en équipe, au développement de l'accueil hors les murs et des allers-vers

Participer à la mise en œuvre du projet social de la maison de quartier :
- contribuer à la mise en œuvre des actions et projets de la maison de quartier : aspects administratifs, techniques, logistiques et communication
- orienter et contribuer à la mobilisation des habitants vers les différentes actions de la maison de quartier en lien avec l'équipe.
- centraliser l'information et créer les différents supports de communication (flyer, affiche, calendrier mensuel des activités, newsletter, etc)
- soutenir l'organisation et participer aux temps forts (portes ouvertes, fête de quartier, etc)
- recueillir les besoins et attentes des habitants et contribuer à la veille sociale
- participer aux réunions d'équipe et de secteur

Assurer des tâches administratives et de secrétariat diverses :
- inscrire les habitants aux sorties, ateliers et encaisser le paiement le cas échéant
- recevoir, enregistrer et traiter les mails le courrier
- gérer et actualiser une base d'informations relative à l'accès aux droits
- gérer et actualiser une base de données relative aux usagers et aux actions
- saisir et actualiser les statistiques journalières dans un logiciel métier, contribuer à l'élaboration collective des bilans d'action et du rapport d'activités annuel
- gérer le classement et l'archivage des dossiers,
- gérer le stock de fournitures

Aider à la vie et à la gestion de l'équipement :
- gérer l'ouverture et la fermeture des locaux et vérifier leur bon état
- gérer les prêts de salle ponctuels aux associations via un logiciel (tenue du planning, lien aux associations, remise de clés...) en lien avec le service Associations, Ressources et Moyens.
- faire le lien avec l'agent d'entretien, les services techniques et informatique
- veiller au respect des consignes de sécurité, d'hygiène-santé et d'accessibilité
- faciliter les relations partenariales en lien avec la vie de l'équipement

Connaissances
- Environnement du secteur social
- Environnement de la fonction publique territoriale
- Communication écrite et orale de bon niveau

Savoirs-faire et qualités
- Appliquer les techniques d'accueil : identifier et comprendre la demande, employer l'écoute active, prendre les messages, - proposer une réponse adaptée, identifier les urgences
- Appliquer les techniques de secrétariat : mise en forme, saisie, classement, archivage des documents papier et numérique.
- Gestion du temps et des priorités,
- Appliquer les règles et procédures internes
- Capacité à être à l'écoute
- Connaissance et maitrise des outils informatiques et numériques (boite email, logiciel, traitement de texte, tableur, infographie, etc)
- Adaptabilité : savoir passer rapidement d'une tâche à l'autre et s'adapter à la diversité des publics
- Organisation, méthode et réactivité
- Sens du travail en équipe
- Éthique professionnelle : neutralité et discrétion

Conditions d'exercice
Organisation du travail dans le cadre du protocole de gestion du temps de travail applicable à Saint-Martin-d'Hères.
Horaires :
- 4 jours 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h
- 1 jour 13h - 19h
- 1 samedi matin / mois

Conditions de rémunération
Traitement de base de la FTP +RIFSEEP