Assistante(e) de Centre de formation professionnel (h/f)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée... (35H/semaine Travail en journée...)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Annuel de 25000.0 Euros à 28000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classement, archivage
• Gestion administrative
• Gestion de projet Exigé
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Organisation d'évènements professionnels
• Procédures administratives
• Classer des documents Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Améliorer des procédures administratives Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Assurer le suivi de dossiers administratifs
• Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)
• Concevoir un devis ou un projet de contrat
• Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative Exigé
• Développer et fidéliser la relation client
• Elaborer des tableaux de bord
• Fournir des informations claires et précises par téléphone
• Gérer la communication interne et externe Exigé
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Exigé
• Maintenir une relation clientèle de qualité
• Optimiser la performance de l'organisation
• Relayer de l'information
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM) Exigé
• Utiliser les outils de gestion et de la relation client Exigé
• Vérifier les factures et les paiements

Description de l'offre

Assurer le bon fonctionnement administratif des actions de formation (en lien avec le référentiel Qualiopi)
Accompagner le développement des projets externes de Rhinocéros (communication, événementiel, valorisation de l'image de marque, réseaux partenaires).
Participation active au fonctionnement de la structure en terme administratif (relation - interface avec cabinet comptable)
1. Suivi administratif des actions de formation
Collecte et classement des pièces administratives liées aux formations (conventions,
convocations, attestations.)
Préparation des éléments de suivi Qualiopi (feuilles d'émargement, évaluations, bilans)
Participer à la gestion administrative et financière des actions de formation dont il/elle aura a charge : Du diagnostic téléphonique à la facturation en lien avec le CRM Digiforma
Aide à la préparation des dossiers AFDAS (en lien avec le responsable pédagogique)
Suivi des plannings, relance des stagiaires et des intervenants
Archivage documentaire et veille à la conformité réglementaire
Aide à l'organisation et la bonne marche de l'entreprise (Création d'outils numérique pour gestion interne à l'entreprise)
Savoir répondre çà un appel d'offre
Participer à la démarche qualité de l'entreprise
Piloter la conception des modules de formation dont il/elle aura la charge : Séléction des prestataires, sélection des formateurs, simulation budgétaire, actions de communication idoines.
2. Développement et valorisation des projets Rhinocéros
Organisation de salons, conférences, rencontres professionnelles (ex : MIFA, événements
studios)
Participation à la création de contenus de communication : newsletters, posts réseaux sociaux,
QR codes, documents de présentation
Suivi du réseau des anciens stagiaires et des studios partenaires
Contribution à des projets à impact (valorisation des formations, manifestations culturelles)

Télétravail possible - déplacements à prévoir (ouvertures / fermetures de sessions - Visite locaux - Rdv auprès d'opco - France travail en région)