Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Annuel de 33000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Recherche sur Internet Exigé
• Publication sur site Internet Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

L'association Promotion Santé Île-de-France (ex PromoSanté Île-de-France) a été créée en décembre 2016, suite à un appel à projets de l'Agence Régionale de Santé Ile-de-France (ARS IDF). L'association poursuit quatre missions :
- Favoriser le transfert de connaissances,
- Elaborer des ressources pour et avec les acteurs de la promotion de la santé,
- Être en appui aux politiques régionales de santé,
- Contribuer à révéler les enjeux de la promotion de la santé pour l'Île-de-France.

Sous la responsabilité hiérarchique de la direction de Promotion Santé Île-de-France, en lien avec les différentes responsables de projet de l'équipe et la responsable de la communication numérique, les missions de l'assistant(e) de direction sont organisées autour de 3 pôles d'activités :
Suivi financier et administratif
- Assurer la gestion administrative et financière de l'association (devis, paiement des factures, édition de factures, transmission des pièces comptables au cabinet d'experts, classement des factures, suivi avec la banque, rédaction des courriers, etc).
- Assurer le suivi des congés des membres de l'équipe et des tickets restaurants en lien avec le cabinet en charge des ressources humaines pour l'association.
- Assurer le suivi de la sécurité du bâtiment et des contrôles nécessaires (extincteurs, vérification électrique, etc.) avec les prestataires dédiés.
- Assurer le suivi des commandes de fournitures et le suivi des besoins de l'équipe en matériel
- Gérer le suivi de certains prestataires externes (informatique, téléphonie et copieur, contrat d'assurances, gestionnaire des locaux, nettoyage, etc.).

Site internet
Hebdomadaire :
- Vérification et publication des pages Docs (et Sites utiles) rédigées par la documentaliste
- Alimenter les contenus « portail » du site à partir de la veille hebdomadaire de la documentaliste : agenda, appels à projets, outils d'animation, formations (champs à remplir)
- Réaliser des recherches complémentaires pour les Formations et les outils d'animation dans quelques sites ressources de référence
- Contrôle et correction des liens brisés
Mensuel :
- Récolter et mettre en forme les statistiques pour le site (outil Matomo), la lettre d'info (outil Campaign Monitor) et des médias sociaux (LinkedIn et YouTube)

Réseau d'appui Réseau d'appui des coordinateurs territoriaux ASV, CLS et CLSM (Resoco)
- Assurer la gestion administrative des ateliers : suivi des inscriptions, réservation de salles, préparation des formulaires d'inscription, des Google Sheet, des feuilles d'émargement, des attestations de présence, des questionnaires de fin d'ateliers et des rapports d'évaluation de fin d'ateliers
- Alimenter, mettre à jour les outils de pilotage et recueil des données : tableaux « liste des coordonnées et ateliers », « récap lien », « liste contacts » en lien avec le tableau « temps forts » de l'activité pour les 2 comités de suivi (juin et décembre), le rapport d'activité (mars) et le bilan de la PRIF (février)
- Mettre en forme et en ligne le questionnaire annuel d'évaluation
- Mettre en forme des documents qui seront utilisés dans le cadre des ateliers et/ou remis aux participants
- Assurer le suivi administratif des coordinateurs inscrits au Pacte CLS en lien avec l'EHESP

Modalités
Poste basé au 34 rue Villiers de l'Isle Adam, 75020 Paris
Poste non cadre en CDI, 35 heures par semaine
2 journées de télétravail par semaine possible
Mutuelle
Tickets restaurant
Pass Navigo 50%