Agent d'accueil polyvalent (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 3 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée... (35H/semaine Travail en journée...)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1806.66 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Méthode de classement et d'archivage
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer un accueil téléphonique
• Identifier, traiter une demande client
• Assurer la confidentialité des informations
• Gérer des situations de crise ou d'urgence
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Maintenir une communication claire et professionnelle
• Rédiger des messages et des emails professionnels
• Relayer de l'information
• savoir accueillir le public Exigé
• Maîtrise de soi Exigé
• savoir s'adapter aux différentes situations Exigé
• savoir s'exprimer oralement Exigé
• capacités rédactionnelles Exigé

Description de l'offre

La Préfecture de la Vienne recrute:
- deux agents d'accueil polyvalents.

Vous serez amener à réaliser vos missions sur deux sites différents:
- le site de la Préfecture de la Vienne;
- le site Providence (Direction Départementale des Territoires).

Vous aurez les missions suivantes sur le site de la Préfecture:

* En lien avec l'accueil général :
- Renseigner les usagers sur les démarches dématérialisées (démarches France Titres et ANEF) par téléphone ou à l'accueil du bâtiment Haussmann;
- Assurer la prise de rendez-vous;
- Assurer l'accompagnement des usagers au point numérique (PAN).

* En lien avec le standard :
- Accueillir et orienter les usagers vers les services compétents dans le respect des procédures établies;
- Assurer le lien entre les usagers et les services;
- Renseigner les usagers sur les informations de premier niveau.

* En lien avec le courrier :
- Réceptionner et classer le courrier entrant;
- Préparer le courrier réservé (courriers sensibles, circulaires.);
- Réceptionner les actes des collectivités locales et les livraisons;
- Préparer le courrier et les colis à expédier;
- Assurer le suivi dématérialisé des parapheurs des Directions Départementales Interministérielles;
- Enregistrer les recommandés;
- Assurer le suivi du courrier réservé et des courriers SVE via l'application MAARCH;
- Prise en charge de navettes courriers;
- Gérer le suivi des courriels (transmission aux services concernés, réponse de premier niveau).

Vous aurez les missions suivantes sur le site de la Providence (Direction Départementale des Territoires):

- Accueil physique et téléphonique des usagers (Direction Départementale des Territoires, Direction Départementale de la Protection des Populations et UBD-DREAL);
- Accueillir et orienter les usagers vers le(s) service(s) ou l'interlocuteur compétent(s);
- Renseigner les usagers sur les informations de premier niveau;
- Réceptionner et trier le courrier entrant de la Direction Départementale des Territoires, et de la Direction Départementale de la Protection des Populations;
- Traitement et orientation des courriels de la Direction Départementale de la Protection des Populations.

Les contraintes du poste sont les suivantes:

* En lien avec l'accueil :
- Contraintes horaires liées aux horaires d'accueil du public : présence exigée de 8h45 à 12h et de 13h30 à 16h30 (sites Préfecture et Providence);
- Rôle dans la chaîne de procédure incendie (sites Préfecture et Providence);

* En lien avec le courrier :
- Préparation des envois avant 14h30 (site Préfecture).

* En lien avec le standard :
- Contraintes horaires liées à l'ouverture ou à la fermeture du standard : ouverture 07h45 et fermeture 19h00 (site Préfecture);
- Astreinte soirs et week-ends.

* En cas de suppléance :
- En fonction des nécessités de service;
- Déplacement à prévoir entre les différents sites (Préfecture et Providence).

En tant que contributeur de la démarche qualité, vous contribuez activement à la mise en œuvre des engagements qui vous concernent au sein du référentiel qualité en lien avec votre référent de bureau.

Contrats à durée déterminée à pourvoir à partir du 1er octobre 2025 pour une durée de 3 mois