ASSISTANT(E) DE DIRECTION au MAIRE et DGS (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

39H/semaine Travail en journée... (39H/semaine Travail en journée...)

Expérience

1 An(s) - en collectivité territoriale

Salaire

fonction publique territoriale

Permis demandé

B - Véhicule léger Exigé

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Techniques de prise de notes
• Gérer un planning
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
• Assurer un accueil téléphonique
• Animer, coordonner une équipe
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Réaliser une veille documentaire
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat direction
  Bac+2 Assist direction/droit public

Description de l'offre

VOS MISSIONS

SECRETARIAT GENERAL ET SUPPORT A LA DIRECTION (MAIRE et DGS)
* Gestion administrative et organisationnelle :
-Assurer le secrétariat du Maire et du DGS (agenda, correspondance, appels).
-Organiser les réunions de direction et les comités de pilotages, rédaction et diffusion comptes-rendus de réunions.
- Gérer les dossiers transversaux et suivre les projets.
- Communiquer avec les partenaires institutionnels.

*Support décisionnel et administratif :
- Recherches documentaires, préparation des dossiers, veille d'information et diffusion des infos pertinentes.
- Rédactions notes et courriers administratifs.

* Préparation et suivi des instances délibérantes :
- Constituer les dossiers pour les conseils municipaux, rédiger les projets de délibérations, préparer les convocations des élus.
- Organiser les séances (salle, équipements, documents).
- Rédiger les procès-verbaux des conseils municipaux.
- Tenir à jour le registre des délibérations et les publier.

APPUI AU MANAGEMENT DU SERVICE A LA POPULATION

*Coordination et soutien organisationnel :
- Faciliter la coordination entre les services municipaux.
- Améliorer l'organisation et les procédures internes.
- Gérer administrativement les ressources humaines (plannings, congés).
- Suivre les tableaux de bord et indicateurs.
- Mettre à jour les procédures internes.

* Relation usagers et soutien au service :
- Traiter les demandes d'information et orienter les administrés.
- Assurer un accueil de qualité pour les dossiers de la direction.
- Suivre et traiter les réclamations des usagers.

COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE

* Communication interne :
- Rédiger et diffuser les notes d'information aux agents municipaux.
- Aider à organiser la communication interne et animer les équipes lors d'événements.

* Communication externe :
- Contribuer aux supports de communication (bulletin municipal, site internet, réseaux sociaux).
- Gérer les relations presse (préparation de dossiers).
- Organiser les événements et cérémonies officielles.

ACCOMPAGNEMENT SUR LES PROJETS
- Soutenir les dossiers stratégiques de la collectivité.
- Assister sur les procédures des marchés publics.
- Préparer les supports nécessaires.
- Contacter les partenaires.
- Apporter un soutien ponctuel au DGS sur des dossiers spécifiques.
- Participer aux projets municipaux selon les besoins.
- Assister lors de réunions externes, Gérer les dossiers administratifs courants, - Archiver et gérer les documents administratifs.

LES COMPETENCES :
- BAC + 2 exigé et expérience en collectivité territoriale exigée.

* Compétences Techniques :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, du droit public et de la réglementation des collectivités, les procédures du contrôle de légalité et les règles de publicité des actes, des règles des assemblées délibérantes.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels métiers).
- Techniques de communication écrite et relationnelle.

* Compétences Relationnelles :
- Excellentes capacités rédactionnelles.
-Sens de la communication et de la diplomatie.
- Capacité d'écoute et de médiation, Discrétion et confidentialité.
- Esprit d'équipe et engagement envers le service public.

- CDD contractuel de la fonction publique territoriale d'1 an