Assistant(e) technique d'agence (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 3 Mois

Durée de travail

Temps partiel - 28H/semaine Travail en journée (Temps partiel - 28H/semaine Travail en journée)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Mensuel de 2000.00 Euros sur 12 mois

Permis demandé

B - Véhicule léger Exigé

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

Missions, Vous êtes directement rattaché(e) au Directeur d'agence, vous prendrez en charge les missions suivantes :
Mission n°1 :
Support agence secrétariat et accueil : participer à la bonne organisation de l'agence et gérer l'accueil téléphonique et physique
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence.
- Réceptionner et réaliser le départ du courrier et des livraisons.
- Gestion du matériel et fournitures de l'agence : vérifier les stocks, passer des commandes d'approvisionnement.
- Organiser les déplacements professionnels des équipes.
- Être en relation avec certains sous-traitants des services généraux (nettoyage des locaux, photocopieuse.).
- Elaborer des documents, supports ou comptes rendus de réunions dans le respect de la charte graphique.
- Assurer le support logistique lors de l'organisation de manifestations locales.

Mission n°2 : Support administratif projet : participer aux tâches administratives relevant de la bonne réalisation des études
- Participer au montage administratif des Appels d'Offres.
- Envoyer des offres et des rapports (en papier ou sur des plateformes dématérialisées pour les AO).
- Réaliser les DICT (Déclaration d'intention de commencement de travaux) avec l'envoi de plans correspondants.
- Renseigner si nécessaire le logiciel de gestion de projets.
- Editer sur papier les rapports (reprographie).
- Etablir les factures et les acomptes selon les demandes , des chefs de projets et des ingénieurs d'études.
- Préparer et suivre les dossiers confiés, les classer et les archiver sur demande.
- Saisir les mises à jour des références et des CV pour les appels d'offres.
- Gérer les attestations OPQIBI (qualification métier).

Mission n°3 : Support local services centraux : participer localement à la compréhension et à la mise en œuvre des procédures support nationales
- Être le relais local des relations avec les services support centraux (diffusion d'information, assistance locale dans la compréhension et le respect des procédures, remontées des difficultés).
- Suivre les kms des véhicules et les transmettre au service comptabilité.
- Suivre les vérifications périodiques et veiller au respect des délais (vérifications électriques, entretien des extincteurs.).
- Suivre et programmer les visites médicales des collaborateurs de l'agence.
- Accueillir les nouveaux embauchés (présentation de l'agence, édition du livret d'accueil.).

Profil
Titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2, vous disposez d'une expérience confirmée idéalement en bureau d'études, ou cabinet d'architectes.
Curieux(se), autonome, votre rigueur et votre sens fort du service client et du résultat seront les garants de votre réussite.
Un bon niveau en anglais serait un plus.
Permis B obligatoire car petits déplacement possible (courriers, drive ....)