Assistant(e) de direction H/F CDI (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

36H/semaine Travail en journée (36H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Annuel de 30980.0 Euros sur 14.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Collecter et analyser des données, des informations
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Gérer un planning
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  Secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

La Maison Belfontaine a été créée en 1990, à l'initiative de M. Paul RICHOND, alors président de la Caisse Régionale d'Assurance Maladie Bourgogne Franche Comté.

Elle est gérée depuis le 1er janvier 2010 par l'UGECAM Bourgogne Franche Comté (Union de Gestion des Établissements des Caisses d'Assurance Maladie).

Établissement d'Hébergement de Personnes Âgées Dépendantes depuis 2004, Belfontaine accueille 80 résidents en hébergement permanent et propose 10 places en hébergement temporaire.


VOS MISSIONS :

Tâches administratives
- Répondre aux demandes et sollicitations des familles
- Suivre l'agenda de la Direction avec prise de rendez-vous et envoi des invitations
- Mettre à jour mes registres « entrées et sorties »
- Rédiger les notes de service, les ordres du jour des réunions et les comptes rendus
- Mettre à jour le tableau de suivi des réclamations
- Planifier les réunions annuelles du CODIR
- Planifier les réunions annuelles du COPIL Qualité et du Conseil de la Vie Sociale
- Réserver les salles et effectuer les convocations pour le COPIL Qualité et le Conseil de la Vie Sociale
- Effectuer le classement et l'archivage des différents documents administratifs

Admissions
- Etablir les habilitations via-trajectoire
- Suivre les dossiers sur via-trajectoire
- Suivre le nombre de résidents pour anticiper les futures entrées
- Préparer les dossiers éventuels pour les futures admissions pour le CODIR
- Organiser les pré-admissions
- Remettre les dossiers d'entrée - à constituer en amont
- Informer les équipes
- Saisir les éléments sur Netfactu

Facturation
- Saisir les éléments relatifs aux dépenses de sécurité sociale rattachées au budget soins
- Etablir la facturation des frais de séjour (Payant, Aide sociale, APA hors département)
- Effectuer les courriers aux notaires pour les décès
- Effectuer la révision annuelle du GIR
- Mettre à jour les tarifs selon le nouvel arrêté tarifaire
- Effectuer le suivi comptable
- Renseigner le tableau d'activité pour le contrôle de gestion
- Suivre les impayés et faire les relances
- Etablir les attestations fiscales annuelles

Régie
- Effectuer les états de régie mensuels
- Compter la caisse chaque fin de mois
- Suivre l'argent de poche pour les résidents

PAP Contrôle de gestion - Commissaires aux comptes
- Fournir les fichiers résidents et les fichiers de facturation
- Déposer les éléments justificatifs
- Contrôler un autre établissement

LE PROFIL QUE L'ON RECHERCHE (COMPETENCES) :

- Faire preuve de disponibilité et rendre compte à sa hiérarchie
- Faire preuve d'initiative et être force de proposition
- Savoir travailler en équipe
- Connaître les règles de facturation en EHPAD
- Connaître et maîtriser les outils informatiques et bureautiques
- Connaître et appliquer les règles de classement et de l'archivage
- Connaître et respecter les règles de confidentialité liées à son activité
- Evaluer les situations, choisir les priorités, planifier et gérer les échéances
- Etre un bon communiquant : transmettre et coordonner les informations

La connaissance et maîtrise du logiciel Netsoins serait un plus.