Office Manager - Architecture & Coworking H/F (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Annuel de 24000.0 Euros à 26200.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Description de l'offre

Les missions du poste
Nous recrutons un(e) Office Manager pour un poste central partagé entre deux entités innovantes, basées dans un même espace, situé dans le 2 arrondissement de Marseille - La Joliette :

Une agence internationale d'architecture, d'urbanisme et de paysage, engagée dans des projets en France et à l'international, sur terre, en mer... et dans l'espace.

Un espace de coworking collaboratif, dédié aux professionnels de l'architecture, du bâtiment, du design et de l'immobilier.

Les deux entités partagent le même pôle ressources, dans lequel le ou la futur(e) Office Manager évoluera, sous la supervision de la Responsable RH.

Vos missions

1. Assistance RH & Vie d'équipe
- Être à l'écoute des collaborateurs et favoriser les échanges
- Contribuer à la qualité de vie au travail
- Organiser l'accueil et l'intégration des nouveaux salariés et stagiaires
- Gérer les plannings d'intégration
- Participer à la communication interne en lien avec la RRH et les directeurs
- Suivre les dossiers de formation
- Organiser des événements internes et conviviaux (réussites, moments festifs...)
- Gérer les besoins logistiques liés aux déplacements : réservations de billets de train, d'hébergement, etc.
- Suivre les accès aux locaux : badges, codes d'entrée

2. Accueil physique et téléphonique
- Accueil des visiteurs avec professionnalisme et bienveillance
- Gestion des appels, des mails, de l'accueil
- Bonne tenue de l'espace réception
- Orientation des interlocuteurs vers les bonnes personnes

3. Gestion administrative et bureautique
- Commande et gestion des fournitures
- Suivi des stocks
- Mise à jour : organigramme, trombinoscope, liste des contacts internes
- Mise à jour des contenus liés à l'équipe sur le site web

4. Suivi des locaux et équipements
- Coordination des prestataires (ménage, réparations, maintenance)
- Gestion du bon fonctionnement des équipements (café, électroménager, presse)
- Suivi des abonnements et prestations de confort

5. Support logistique général
- Organisation de réunions, petits-déjeuners, salons, séminaires
- Commandes de plateaux-repas, gestion logistique des événements

Poste basé à Marseille 2 - La Joliette

Temps plein - 35h / semaine - Horaires fixes 9h 12h 14h 18h (non flexibles)

Prise de poste souhaitée dès que possible (août ou septembre - préavis accepté)

Rémunération : entre 24 000 € et 26 200 € brut/an, selon profil

Avantages :
- Mutuelle d'entreprise
- Remboursement transport à 50 %
- Ambiance bienveillante, dynamique et collaborative
- Environnement de travail inspirant, design et stimulant
- Pas de télétravail (présence sur site requise)

Le profil recherché
- Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute
- Capacité à créer du lien, à fédérer, à prendre soin des autres
- Proactivité dans l'amélioration du cadre de travail
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs)
- Rigueur, sens de l'organisation et de l'anticipation
- Autonomie, sens du service, discrétion
- Agilité, efficacité, et fort esprit d'équipe

Une première expérience dans une fonction similaire est appréciée, mais nous recherchons avant tout une personnalité investie, positive et fiable.



Infos complémentaires
Poste basé à Marseille 2 - La Joliette

Temps plein - 35h / sem