Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

selon profil

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Description de l'offre

RRattaché-e hiérarchiquement à la Direction Générale des Services (DGS), le. la assistant(e) de la DGS assiste le DGS et son équipe dans l'organisation et la coordination de leurs activités. Il ou elle coordonne de manière polyvalente et autonome toute action engagée par la Direction dans le respect de la réglementation en vigueur et assure le suivi des dossiers administratifs et/ou financiers qui lui sont confiés.

A ce titre il/elle réalise les missions suivantes :

Activités principales :
Gérer les agendas de l'équipe DGS
Mettre en forme et/ou Assurer la rédaction de comptes rendus de réunions et les diffuser
Suivre des dossiers transversaux
Assurer l'organisation des réunions et leur suivi (préparer les dossiers en vue des réunions/entretiens)
Mettre en forme et/ou rédiger des courriers, des courriels et documents administratifs.
Organiser les déplacements du DGS et des 3 DGSA
Recueillir, traiter et relayer tout le courrier entrant et tous les parapheurs des services, en assurer un suivi
Assurer la gestion financière du budget de la direction générale (SIFAC+)
Travailler en étroite collaboration avec l'assistante du président
Assurer l'archivage de l'activité de la direction dans le respect de la politique de l'établissement

Activités associées :
Organiser des événements

Pilotage et amélioration continue:
Rédiger et mettre à jour les procédures en lien avec la DGS

Maîtriser l'organisation générale et le fonctionnement d'un Etablissement d'enseignement supérieur
Techniques de secrétariat bureautique
Travailler en équipe transversale avec les autres services/directions
Maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion financière (Sifac +)
Maitriser les outils de bureautique Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et d'Office 365
Capacités rédactionnelles
Organiser le classement et l'archivage de documents
Avoir le sens du management : écoute, assertivité, courage
Savoir transmettre ses connaissances et former ses collègues
Excellent relationnel
Savoir planifier et respecter les délais
Curiosité et volonté d'apprendre
Être force de proposition et savoir gérer les aléas
Être rigoureux, discret, curieux

Rémunération contractuels (hors variables) : selon profil
Congés : 45 jours de congés annuels
Télétravail : 2 jours/semaine
Prise en charge partielle des frais de transport en commun domicile-travail
Prise en charge partielle des frais de mutuelle
Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels