Un-e assistant-e administratif-ve et juridique (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

37H/semaine Travail en journée (37H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 2200.0 Euros à 2700.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités
• BUT spécialité carrières juridiques parcours entreprise et association
• Documents administratifs relatifs à des obligations légales Exigé
• DUT carrières juridiques
• DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations
• Gestion administrative Exigé
• Gestion Electronique des Documents (GED) Exigé
• Licence droit, économie, gestion mention informatique, management
• Licence mention droit
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Exigé
• Normes rédactionnelles
• Techniques de résolution de problèmes administratifs
• Termes et procédures juridiques
• Accomplir les formalités nécessaires aux procédures juridiques auprès de services compétents Exigé
• Améliorer des procédures administratives
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Assurer une veille réglementaire et législative
• Faciliter la communication interne et externe
• Garantir la confidentialité des informations
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Gérer les documents juridiques Exigé
• Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus Exigé
• Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus
• Organiser l'archivage des documents
• Réaliser une recherche documentaire
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Saisir des documents juridiques
• Suivre les évolutions réglementaires, juridiques, fiscales
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Description de l'offre

Afin de renforcer son pôle gestion (3 personnes), et sous l'autorité de la Juriste, vous serez chargée d'assurer le suivi administratif et la gestion de la vie sociale d'Energ'iV et de toutes les filiales dont elle assure la gestion (15 sociétés à fin 2025).

Les missions principales sont les suivantes :

1. Vie sociale des sociétés

- Secrétariat général (accueil physique et téléphonique, gestion des mails et courriers, préparation et organisations logistiques des réunions, assistance générale.) ;
- Assistance administrative des instances de décision (conseil d'administration, comité de direction, AG, etc.) : convocation, suivi du quorum, production des modèles de décision ;
- Rédaction, gestion et suivi des délibérations, procès-verbaux ou décisions inscrites aux registres de la société, tenue des registres et organigramme d'actionnariat, suivi des engagements financiers dans les filiales ;
- Assurer les obligations légales et sociales (déclarations, formalités, greffe du TC, Insee.) ;
- Modifications statutaires mineures (dirigeants, fonctionnement.) ;
- Organiser et procéder à la libération annuelle de capital ;
- Gérer et animer les délégations de pouvoir et de signature ; Préparer les documents administratifs liés à la gestion courante (courriers, documents de synthèse, tableaux de bord, etc.) ;
- Suivre les échéances juridiques et administratives et mettre à jour les outils de suivi ;

En support à la juriste :
o Procédure légale de création, dissolution, liquidation ou cession totale d'une société ;
o Modifications statutaires majeures, notamment portant sur le capital social (augmentation, réduction, cession partielle, primes d'émission.) ou sa forme juridique (SARL, SA.).

2. Autres missions principales

- Fiscalité : ouverture ou fermeture d'un établissement secondaire, déclarations de taxes (TVA, CFE, IFER, IS, panneaux publicitaires, etc.) ;
- Communication : mise en œuvre de la charte graphique dans tous les documents d'Energ'iV ;
- Informatique : référent RGPD et veille ;
- Assurances : suivi des polices d'assurances et, selon le niveau de compétences, assurer la bonne couverture des risques par la négociation et la conclusion de contrats d'assurances ;
- Actes de sécurisation foncière : levée des conditions suspensives ;
- Gestion et suivi du parc immobilier : gestion de la location des biens, du paiement des loyers et des charges, relations avec les bailleurs, gérer les actualisations des loyers ;
- Achat :
o Gestion des passations et suivis de contrats hors commande publique, en lien avec le service marché ;
o Assistance à la rédaction et au suivi des documents d'exécution des marchés publics pour les pôles métier (OS, EXE.) ;
- Emprunts : assurer le KYC.
En support à la juriste :
o Gestion des transactions immobilières (achat et vente de biens immobiliers) ;
o Rédaction, conclusion, négociation, renégociation, renouvellement, résiliation des actes de sécurisation foncière (promesses de bail, baux, conventions d'occupation, avenants) avec les notaires et les parties prenantes ;
o Suivi des procédures de contentieux, relations avec les avocats ;
o Veille juridique et propositions de mises aux normes, informations aux partenaires.
3. Fonctionnement interne et documentation
- Gérer les outils de suivi et d'archivage documentaire partagés avec le SDE35 ;
- Assurer un support logistique aux déplacements (réservations.) et aux réunions ;
- Participer à l'amélioration des procédures internes, notamment dans la gestion documentaire ;
- Assurer le relais avec les différents services pour certaines fonctions transverses (RH, SI, communication.).

Rémunération et avantages
- Rémunération selon expérience
- CDI sous le statut des IEG (avantage énergie, 13ème mois, autres primes et avantages)
- Plan de partage de la valeur
- Titres déjeuner UP et restaurant sur place
- Association de salariés pour le sport et les loisirs