Assistant et instructeur administratif (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 4 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1855.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classement, archivage
• Gestion administrative du courrier
• Contrôler la conformité des données Exigé
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Utiliser les outils numériques Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat

Description de l'offre

« Vos missions en quelques mots » : au sein d'une équipe de 5 agents affectés sur des missions de gestion domaniale du lac Léman, vous interviendrez en appui administratif à l'équipe sur les missions suivantes :
- mise à jour de bases de données
- actualisation des données relatives à l'occupation domaniale (autorisations administratives, mise à jour des caractéristiques techniques : plans, photos...) : saisie base de données, édition de courriers à destination des pétitionnaires, gestion administrative, préparation des contrôles (formatage de fiches contrôles...)
- appui aux contrôles : préparation administrative des contrôles terrains (et appui aux contrôles, selon le profil)
- appui à la gestion administrative de l'activité de la cellule : classement , tri et archivage de dossiers, classement et renommage des dossiers informatiques - édition d'actes administratifs

Poste positionné sous l'autorité du chef de la cellule lac Léman

Relations internes et externes : la cellule lac Léman, la cheffe de la Mission lacs, les autres services de la DDT et en particulier le secrétariat de direction,

« Profil Recherché » :
Compétences techniques :
Connaître la charte bureautique et le guide d'harmonisation des documents administratifs, les outils bureautiques, les méthodes de classement, les ressources
Savoir manipuler les postes téléphoniques et répondeurs
Savoir mettre en forme un document avec l'outil approprié
Savoir organiser le classement papier ou informatique
Savoir utiliser le calendrier électronique
La connaissance des outils SIG constituera un plus.

Compétences transversales :
Sens du travail en équipe
Rigueur
Capacités organisationnelles, autonomie
Capacité à rédiger tous types de documents et notamment administratifs

Compétences relationnelles :
Apporter aux usagers un premier niveau de réponse avec pertinence et courtoisie
Identifier l'agent responsable en fonction de l'appel, du message ou du document reçu
Choisir le mode de communication interne approprié (écrit, oral, direct, indirect, immédiat ou retardé)
Modes d'acquisition : Compagnonnage et formations

« Qui sommes-nous ? » : La cellule lac léman est chargée de la gestion et de la conservation du domaine public fluvial, et de la police de la navigation du lac. Elle participe à la mise en œuvre de la stratégie lacs lancée en 2022 par le préfet de la Haute-Savoie. Elle intervient auprès des communes riveraines du lac et de ses différents usagers et s'inscrit dans une démarche d'usage raisonné du lac et respectueux de l'environnement.