Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

12 Mois

Salaire

A partir de 1426,30 €

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

La Ville de Chaumont recherche un assistant de gestion administrative rigoureux, réactif et diplomate, prêt à devenir l'allié essentiel de la Direction Sécurité, Tranquillité et Salubrité Publiques. Derrière chaque arrêté, chaque réunion bien préparée et chaque dossier parfaitement classé, il y a vous. Vous êtes cette force tranquille qui fait tourner la machine avec méthode et efficacité, maître des agendas, des budgets et des courriers, et pilier du quotidien administratif.

Votre mission au quotidien :

Vous intégrez une équipe au sein de la Direction Sécurité, Tranquillité et Salubrité Publiques, où chaque journée est une partition à jouer entre rigueur administrative et soutien aux équipes opérationnelles. Vous êtes en charge de la gestion administrative complète de la Direction : de la rédaction des arrêtés temporaires jusqu'à l'envoi des courriers, en passant par l'engagement budgétaire, l'assistance aux services, et la mise en œuvre des conventions.

Vous manipulez les outils comme Actes Office et Chorus avec aisance, et assurez un suivi budgétaire précis. Vous jonglez avec les dossiers, les classez, les mettez à jour, et faites le lien entre la Direction et les prestataires, avec une attention constante à la qualité et à la confidentialité.

Vous jouez également un rôle clé dans le dispositif d'astreintes et dans la mise à jour du Plan Communal de Sauvegarde, un travail de l'ombre crucial pour anticiper les urgences.
En cas d'absence ponctuelle d'un collègue du service réglementation, vous savez prendre le relais sans broncher : répondre au téléphone, diffuser les documents, assurer la continuité du service.

Vous êtes aussi le point d'entrée de la Direction. Vous accueillez, orientez, triez, reliez les bons interlocuteurs. Vous savez détecter l'urgence dans la voix d'un usager comme dans un email mal formulé. Vous préparez les réunions, gérez les plannings, faites circuler les comptes rendus. Les conventions de la Police Municipale passent aussi entre vos mains expertes.

Et puis il y a les petites choses qui changent tout : gérer les congés de vos collègues, tenir les tableaux de bord à jour, répondre à un mail à la volée.

Bref, vous êtes indispensable.

Le poste est à temps complet et basé à Chaumont, à pourvoir immédiatement. Les horaires sont variables selon le règlement intérieur, avec des pics d'activité selon les urgences ou projets spécifiques.
Rémunération statutaire (Catégorie B - Fonction Publique Territoriale), à partir de 1836 euros bruts mensuels, avec un ensemble d'avantages sociaux attractifs.

Profil
Vos compétences utiles :

Vous avez suivi une formation supérieure en gestion administrative ou assistanat de direction, ou vous avez acquis une expérience significative sur un poste équivalent.

Vous connaissez les outils bureautiques, vous êtes à l'aise avec Internet, les logiciels métiers, les outils de visio, les tableaux, les plannings. Vous êtes de ceux qui font rimer rigueur avec bonne humeur.

Vous avez le sens de la confidentialité, une belle plume, et surtout une capacité à synthétiser et anticiper. Vous aimez le travail bien fait, en équipe, et vous savez être autonome sans jamais être seul.

Et oui, il faut aussi être patient, adaptable, réactif, tout en restant courtois et efficace. C'est une alchimie, mais vous êtes du genre à en faire une force.