Assistant de gestion administratif polyvalent - contrat 1 an (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

12 Mois

Salaire

Mensuel de 1977.0 Euros à 1980.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  gestion administrative

Description de l'offre

Le Département recrute un assistant (H/F) de gestion administrative polyvalent à temps complet pour la Direction de l'emploi, de l'insertion et du logement. Cette direction pilote la politique départementale d'insertion et d'accès à l'emploi des bénéficiaires du RSA.

Les opérations de contrôles génèrent de nombreuses tâches administratives : vérification des dossiers dans plusieurs bases, réception des appels téléphoniques, ensachage et envoi des courriers, enregistrements des données, classement des dossiers, etc. L'assistant de gestion appuie les contrôleurs dans le suivi administratif des dossiers.

Missions :
Appui administratif à la préparation des opérations de contrôle et gestion des dossiers en cours
- Vérifier pour chaque situation dans le logiciel partenaire Caf, la situation administrative et les ressources et/ou déclarées
- Préparer le mailing des envois de contrôles chaque mois (préparation des courriers type à transmettre à chaque allocataire)
- Implanter la liste des contrôles dans le tableau de bord de gestion et d'impact financier

Appui administratif aux suites données aux contrôles
- Enregistrer tous les dossiers entrants (date de réception)
- Répondre aux allocataires qui sollicitent par téléphone des renseignements (ex : confirmer la bonne réception de leur dossier, conseil dans les démarches à effectuer pour le montage du dossier)
- Sur la base des observations réalisées après analyse du dossier par les contrôleurs, renseigner les courriers de complétude des dossiers en énumérant les documents manquants à retourner avec le délai à respecter
- Gérer les envois aux allocataires
- Renseigner le tableau de bord de pilotage de l'activité pour chaque opération, pour chaque dossier au fil de l'eau
- En lien étroit avec les contrôleurs et les responsables du service, éditer le mailing de toutes les non réponses aux contrôles et éditer les décisions de suspensions de rsa, ou de mainlevées de suspensions ou de radiation du dispositif
- Renseigner dans le tableau de bord toutes les décisions prises et les mois d'imputation des décisions
- Lorsque les analyses des dossiers sont terminées, éditer toutes les conclusions (conformité ou non-conformité) et envois aux allocataires
- Transmettre via oodrive à la Caf ou à la MSA toutes les décisions ou conclusions de contrôles pour suite à donner

Classement

Compétences :
- Recevoir, filtrer tous types de messages
- Mise en œuvre de tableau de bord
- Maîtrise de l'outil informatique indispensable : connaissance approfondie des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint), capacité et intérêt pour utiliser et s'approprier les outils informatiques
- Sens de l'organisation, rigueur

Savoir être :
- Capacité d'organisation
- Capacités d'apprentissage et d'adaptation
- Sens du travail en équipe
- Discrétion