Adjoint-e en gestion administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H30/semaine Travail en journée (37H30/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

INM 366 soit 1801.74 € brut mensuel

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Assistant comptable
• Classement, archivage
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Méthode de classement et d'archivage
• Techniques de secrétariat
• Utilisation de logiciels spécialisés
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent
  BEP/BAC secrétariat, gestion/compta

Description de l'offre

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité concerné de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière ...).
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports.), les reproduire et les diffuser.
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier/ les pièces administratives du service et les contrôler.
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité.
- Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques.
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes.
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure.
- Classer et archiver les documents/pièces administratives et informations.

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Connaissance générale d'un domaine
- Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes.
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage.
- Savoir tenir une régie de recette (domaine des finances)

Compétences opérationnelles :
- S'exprimer oralement ou par écrit.
- Maîtrise des règles grammaticales et orthographiques
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ...).
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, power point), le publipostage
- Utiliser le(s) logiciel(s) dédié(s) au domaine d'activité du poste (souhaitée)
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures.
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Analyser et gérer les demandes d'information.
- Gérer la confidentialité des informations et des données.
- Travailler en équipe et en relation partenariale.
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres.
- Enregistrer les messages et rendre compte.
- Elaborer des tableaux de bord financiers

PREREQUIS / FORMATION souhaitée :
- BEP/BAC secrétariat, gestion/comptabilité ou expérience équivalente

SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : INM 366 soit 1 801.74 € brut mensuel
- Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
- Participation aux frais de transports en commun
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
- Possibilité d'accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.