Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

37H30/semaine Travail en journée (37H30/semaine Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1950.0 Euros à 2261.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Vous assurez la gestion administrative et organisationnelle de plusieurs projets scientifiques au sein de l'équipe « Réplicases Virales » du laboratoire AFMB, sur le site de Polytech Marseille-Luminy (13009). Vous soutenez l'Action coordonnée ANRS-MIE « Cibles virales diagnostiques, thérapeutiques et vaccinales », le projet Impact Santé AIR-MT INSERM, ainsi que les activités générales de l'équipe. Vous veillez à la cohérence administrative, à la bonne circulation de l'information et à la coordination avec les interlocuteurs/interlocutrices internes et externes.
Vous assurez le soutien administratif général de l'équipe. Vous accueillez les visiteurs/visiteuses, partenaires et prestataires. Vous accompagnez les nouveaux arrivants/nouvelles arrivantes dans leurs démarches administratives. Vous gérez les courriers, rédigez les comptes rendus et mettez en forme les documents. Vous diffusez les informations et supports de réunion.
Vous suivez les dépenses et les budgets des projets financés par les tutelles (AMU, CNRS) ou partenaires (Protisvalor). Vous gérez les commandes, les factures, les notes de frais et les contrats. Vous utilisez les outils internes pour la saisie et le suivi administratif. Vous préparez un bilan budgétaire annuel avec le/la responsable de l'équipe.
Vous organisez les réunions de service et les événements scientifiques : planification, réservation de salles, gestion logistique (visioconférences, plateaux-repas, inscriptions, programmes). Vous assurez le suivi administratif et la communication auprès des participants/participantes.
Vous préparez les déplacements des chercheurs/chercheuses en France et à l'étranger. Vous effectuez les réservations, saisissez les ordres de mission et traitez les remboursements de frais. Vous utilisez les logiciels de gestion dédiés.
Vous faites le lien avec les services techniques pour signaler et suivre les incidents liés aux équipements, à l'informatique ou aux infrastructures du laboratoire. Vous veillez à la continuité des moyens logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe.
Vous utilisez les outils bureautiques (Microsoft Office) et collaboratifs (Zoom, Teams). Vous communiquez en français et en anglais (niveau B2 requis). Vous maîtrisez les techniques de secrétariat. Vous êtes organisé(e), autonome, réactif/réactive et capable de gérer les priorités. Vous faites preuve de rigueur, de disponibilité et de discrétion. Vous savez travailler en équipe et rendre compte de vos activités.
Vous évoluez dans un environnement scientifique pluridisciplinaire. Le poste est localisé dans le bâtiment B de Polytech sur le campus de Luminy. Vous êtes sous la responsabilité du/de la responsable d'équipe. Vous interagissez avec les chercheurs/chercheuses, ingénieurs/ingénieures, gestionnaires, prestataires et services techniques.
Le poste est à pourvoir en CDD pour une durée de 2 ans à temps complet, à partir du 1er septembre 2025. Rémunération mensuelle brute : 1 906,48 € à 2 261,42 € selon expérience. Temps de travail hebdomadaire : 37h30, présence requise sur site du lundi au vendredi, horaires indicatifs : 9h - 17h30. Accès facile en transports (bus B1, 21Jet) et parking à proximité. L'employeur est AMU, dont le siège est situé dans le 7ème arrondissement mais la personne recrutée travaillera exclusivement sur le site AFMB-Polytech à Luminy (13009).