Assistant. Direction Générale H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

1 An(s) - une structure associative

Salaire

selon profil

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• maîtrise des outils informatiques Exigé
• Capacité à préparer des réunions Exigé
• compétences organisationnelles Exigé
• capacités rédactionnelles, esprit de synthèse Exigé
• Assurer le suivi des réunions Exigé
• maîtrise de l’orthographe et du style formel Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  Secrétariat assistanat direction
  DUT/BTS/licence/Licence pro

Description de l'offre

En tant qu'assistant-e à la Direction Générale, rattaché-e à la Cheffe de bureau, vous contribuerez au bon fonctionnement de la gouvernance associative, apporterez une expertise juridique, assurerez le suivi de certaines entités satellites et participerez à l'organisation de projets transversaux.

Vos missions :

Vie statutaire et gouvernance associative

Veiller au bon fonctionnement de l'association sur votre périmètre de responsabilités :
Garantir l'application des statuts et du règlement intérieur, notamment en matière de conflits d'intérêts et d'honorabilité
Suivre les adhésions, les renouvellements et la gestion des cotisations, en lien avec la direction des finances

Gérer et suivre l'organisation des instances associatives :
Préparer les réunions du Bureau, du Conseil d'administration, de l'Assemblée générale (calendrier, ordres du jour, participation, rédaction des comptes rendus, partage des relevés de décisions)
Produire les supports associés (notes de synthèse, présentations, documents préparatoires, etc.) en lien avec les directions concernées
Organiser les commissions permanentes : élaboration des ordres du jour, participation aux séances, rédaction des relevés de décisions
Assurer la préparation et le suivi des élections des administrateurs
Organiser et animer la dynamique participative de l'association :
Coordonner les conférences des parties prenantes (CPP/CAP) avec les directeurs de bassin et les administrateurs référents (1 réunion annuelle par bassin)
Préparer les élections CPP/CAP et CVS (en lien avec la direction Qualité)
Assurer les envois réglementaires annuels aux interlocuteurs concernés
Assurer la mise à jour de l'espace internet dédié aux administrateurs (documents, convocations, etc.)

Expertise juridique

Apporter un appui juridique sur les thématiques associatives hors contentieux, droit social et fiscal (hors contentieux, fiscalité et droit social) :

Répondre aux sollicitations sur la gestion associative et les obligations légales
Accompagner les projets de création, fusion, cession ou reprise d'entités associatives

Réaliser une veille juridique et documentaire et rédiger des notes ou articles à destination des administrateurs


Suivi des entités satellites

Assurer la veille institutionnelle des structures satellites créées par l'ASEI :

Veiller au respect des statuts, à la régularité des mandats et aux obligations réglementaires
Accompagner l'organisation de leurs réunions, la rédaction des ordres du jour et les démarches administratives (création ou dissolution)
Réaliser les envois réglementaires nécessaires


Soutien à la direction de la communication
Contribuer à l'organisation d'événements ou d'actions associatives en lien avec la Direction de la communication et relations aux publics :
Préparer les invitations, assurer la logistique, concevoir ou relire les supports de communication (documents, présentations, etc.)

Support administratif

Assurer le binôme de l'assistante de la Directrice Générale en son absence :

Gérer l'agenda, les déplacements et les dossiers de réunion
Participer aux réunions de coordination assistantes siège & bassins