Secrétaire administratif / Secrétaire administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H/semaine Travail en journée (35H/semaine Travail en journée)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Mensuel de 1862.71 Euros à 3270.47 Euros sur 12 mois

CCN 66

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Normes rédactionnelles
• Règles d'affranchissement du courrier
• Modalités d'accueil
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Utiliser les outils numériques
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  BTS Secrétariat / BTS SAM

Description de l'offre

Les missions :
- Réceptionner et distribuer le courrier.
- Assurer une qualité d'accueil physique et téléphonique de l'ensemble des visiteur (usagers, parents, professionnels, partenaires, prestataires,
visiteurs exceptionnels.).
- Réceptionner les livraisons.
- Formaliser les documents administratifs et les courriers, en assurer l'envoi (mise sous pli, affranchissement).
- Rassembler les différents éléments constitutifs des dossiers MDPH.
- Gérer également une partie des indicateurs de l'ARS ainsi que du
- Rapport d'activité harmonisé
- Assurer le pointage des présences et absences de chaque professionnel, retranscription dans le logiciel EIG.
- Effectuer les déclarations d'arrêt maladie, d'accident du travail, et de reprise du travail. Gérer le registre du personnel (entrée et
sortie), les déclarations d'embauche auprès de l'URSAFF et la médecine du travail.
- Gérer l'annualisation du temps de travail de chaque professionnel.
- Effectuer la constitution du dossier administratif des nouveaux salariés du SESSAD.
- Gérer les frais de formation avec le siège de l'association.
- Saisir les factures fournisseurs, établir les virements bancaires, et saisir les caisses et la banque dans le logiciel comptable EIG.
- Transmettre ces informations au siège. En accord avec la direction, gérer des demandes d'investissements.
- Constituer, centraliser, organiser et actualiser les dossiers des usagers (utilisation du logiciel OGIRYS).
- Gérer les stocks des fournitures de bureau, des produits d'entretien, des produits alimentaires.
- Gérer les transports. Organiser chaque début de semaine les trajets hebdomadaires des usagers, en lien avec l'équipe.
- Assurer le relais entre les secrétariats de l'IME et du siège.
- Participer aux actions de formation susceptibles d'élargir les domaines de compétence.
- Encadrer les étudiants en formation de secrétariat ou comptabilité lors de leur stage dans le service.

Conditions d'accès au poste :
- Niveau de qualification : BTS Secrétariat / BTS SAM
- Connaissance en administration, comptabilité, gestion et droit du travail.
- Maîtriser l'outil informatique.
- Avoir le sens de l'organisation.
- Respecter la confidentialité des informations.
- Présenter des compétences en expression orale et écrite.
- Qualités relationnelles, être avenant, dynamique.
- Respecter la confidentialité des informations traitées

Les avantages :
- CSE (billetterie à prix réduits, chèques vacances.)
- Prise en charge à hauteur de 50 % du montant de la mutuelle (contrat de base)
- Formations (réglementaires, certifiantes,...)
- Congés trimestriels supplémentaires (9 jours)